Finanzen

Banking

Wer kann diese Funktion nutzen?

Tabelleninhalt

Die Tabelle unter Banking umfasst:

Manuell erstellte Transaktionen sind mit einem blauen M-Symbol gekennzeichnet.  image.png



Status der Transaktionen

Transaktionen können einen von drei verschiedenen Status haben:

Um den Status zu ändern, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite.

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Zahlungsempfänger

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Wir haben einen Menüpunkt (unter Finanzen>Zahlungsempfänger) eingerichtet, der einem Adressbuch ähnelt und in dem Sie die von Ihnen am häufigsten verwendeten Zahlungsempfänger speichern können.

Die Zahlungsempfänger in dieser Liste können für alle oder nur für den Ersteller sichtbar sein. Die entsprechende Option kann von einem Admin unter Einstellungen aktiviert und deaktiviert werden.

Bitte beachten Sie, dass hier keine Validierung durchgeführt wird, so dass es zu Duplikaten und falschen IBAN-Nummern kommen kann.


Zahlungsempfänger hinzufügen
  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsempfänger hinzufügen.

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  2. Geben Sie den Namen, die Bank und die IBAN-Nummer (ohne Leerzeichen) ein. Klicken Sie auf Hinzufügen.

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Zahlungsempfänger editieren oder löschen

Um einen Zahlungsempfänger zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einfach auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die gewünschte Option.

Änderungen oder Löschungen haben keine Auswirkungen auf die zuvor für diesen Zahlungsempfänger angelegten Projekttransaktionen.

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Genehmigung von Zahlungsaufträgen

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Zu Ihrer Erleichterung werden alle neuen Zahlungsaufträge und Zahlungsaufträge, die noch nicht an das Onlinebanking übermittelt wurden, im Dashboard angezeigt.


  1. Gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
    Die Zahlen neben dem Titel der Registerkarte zeigen die Anzahl der neuen Zahlungsaufträge (rot) und der autorisierten Zahlungsaufträge (orange) an.


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    Es gibt vier verschiedene Stati:
    roter Punkt: Zahlungsauftrag beantragt
    orangefarbener Punkt: Zahlungsauftrag genehmigt
    Grüner Punkt: Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen
    grünes Häkchen: Zahlungsauftrag ausgeführt


  2. Um neue Zahlungsaufträge (roter Punkt) zu autorisieren, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag genehmigen.


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  3. Es ist auch möglich, Massengenehmigungen zu erteilen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Zahlungsaufträge aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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Nachdem Sie die Zahlungsaufträge genehmigt haben, müssen Sie diese in Ihr Online-Banking übertragen.

Übertragung von Zahlungsaufträgen ins Online-Banking


Wer kann diese Funktion nutzen?

Sie können nur Zahlungsaufträge übertragen, die bereits genehmigt sind (oranger Punkt).

  1. Um einen Zahlungsauftrag an Ihr Kreditinstitut zu übermitteln, gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.

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  2. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen.

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  3. Es findet eine Validierung statt. Wenn die eingegebenen Informationen korrekt sind, wird der Zahlungsauftrag übertragen und der Status ändert sich in Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen (grüner Punkt).
    Wenn die Übertragung des Zahlungsauftrags fehlschlägt, erscheint eine Fehlermeldung.


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    Bitte bestätigen Sie die angegebene IBAN-Nummer, bevor Sie versuchen, den Zahlungsauftrag erneut zu übertragen.




  4. Es ist auch möglich, Zahlungsaufträge in Massen zu übertragen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Zahlungsaufträge aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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Nicht zugeordnete Überweisungen

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Der Einfachheit halber haben wir die Liste der nicht zugeordneten Überweisungen, sofern vorhanden, in das Dashboard aufgenommen.

Nicht zugeordneten Überweisungen sind Überweisungen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, weil sie keinen oder einen falschen Verwendungszweck haben.


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So ordnen Sie eine Zahlung zu:

  1. Klicken Sie im Dashboard auf das Hamburger-Menü rechts neben der nicht zugeordneten Zahlung. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Zahlung zuordnen.

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  2. Öffnen Sie die Konto-Dropdown-Liste und suchen Sie den Schüler, den Lehrer oder das Projekt, dem Sie die Zahlung zuordnen möchten.

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  3. Wenn Sie einen Schüler auswählen, können Sie entscheiden, ob Sie die Zahlung oder einen Teil davon einem Projekt zuweisen möchten oder den Betrag auf dem Schülerkonto belassen möchten. Klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol, um ein Projekt hinzuzufügen.


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  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Sobald die Zahlung zugeordnet ist, verschwindet sie aus dem Dashboard, ist aber unter Finanzen > Banking zu finden.

Schülerkonten

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Kontostand: Einnahmen minus Ausgaben.
Einnahmen: Startguthaben + Bareinzahlungen + Banküberweisungen + Transfers von anderen Schülern, Lehrern oder Projekten.
Ausgaben: Barauszahlungen + Auszahlungen per Banküberweisung + Transfers an andere Schüler, Lehrer oder Projekte.

Um die Liste der Transaktionen jedes Schülers zu sehen, klicken Sie auf das Informationssymbol oder wählen Sie Transaktionen im Hamburger-Menü auf der rechten Seite.

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Klicken Sie hier, um mehr über die Option Startguthaben zu erfahren.

Klicken Sie hier, um mehr über die Option Schülertransaktionen zu erfahren.

 

Zahlungsübersicht

 

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Glossar

Zahlungsübersicht: eine Übersicht über die fälligen Zahlungen bis zu einem bestimmten Datum und alle von den Erziehungsberechtigten geleisteten Zahlungen.
a) Zu bezahlen: fälliger Gesamtbetrag für alle Projekte
b) Bezahlt: der von den Erziehungsberechtigten für alle Projekte gezahlte Betrag
Saldo (a-b): die Differenz zwischen dem fälligen Betrag und dem gezahlten Betrag

Der Hauptzweck der Zahlungsübersicht besteht darin, herauszufinden, welche Schüler nicht fristgerecht gezahlt haben, um ihnen eine Zahlungserinnerung zu schicken.

Zahlungserinnerung senden
  1. Gehen Sie zu Finanzen > Zahlungsübersicht
  2. Sie können die Liste filtern, um nur die Schüler zu sehen, die einen Saldo im Minus haben.
  3. Wählen Sie den/die Schüler aus, für den/die Sie eine Zahlungserinnerung senden möchten.

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  4. Klicken Sie auf weitere Aktionen, und wählen Sie Dokumente.
  5. Sie können eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten senden.

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  6. Wenn Sie eine E-Mail senden, erscheint ein Umschlagsymbol unter der Spalte Dokumente. Dies ist eine Kopie der gesendeten E-Mail. Sie können darauf klicken, um sie anzusehen. Jeder Umschlag steht für eine gesendete E-Mail.

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Genehmigung von Rückzahlungen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Jeder Benutzer kann Rückzahlungen in Klassen initiieren, jedoch müssen diese von einem Admin autorisiert werden.

  1. Gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
    Die Zahlen neben dem Titel der Registerkarte zeigen die Anzahl der neuen Rückzahlungen (rot) und der autorisierten Rückzahlungen (orange) an.


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    Es gibt vier verschiedene Stati:
    roter Punkt: Rückzahlung beantragt
    orangefarbener Punkt: Zahlungsauftrag genehmigt
    Grüner Punkt: Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen
    grünes Häkchen: Zahlungsauftrag ausgeführt


  2. Um neue Rückzahlungen (roter Punkt) zu autorisieren, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag genehmigen.


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  3. Es ist auch möglich, Massengenehmigungen zu erteilen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Rückzahlungen aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.


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Nachdem Sie die Rückzahlungen genehmigt haben, müssen Sie diese in Ihr Online-Banking übertragen.

Übertragung von Rückzahlungen ins Online-Banking


Wer kann diese Funktion nutzen?

Sie können nur Rückzahlungen übertragen, die bereits genehmigt sind (oranger Punkt).

  1. Um Rückzahlungen an Ihr Kreditinstitut zu übermitteln, gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.


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  2. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen.

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  3. Es findet eine Validierung statt. Wenn die eingegebenen Informationen korrekt sind, wird der Zahlungsauftrag übertragen und der Status ändert sich in Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen (grüner Punkt).
    Wenn die Übertragung des Zahlungsauftrags fehlschlägt, erscheint eine Fehlermeldung.


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    Bitte bestätigen Sie die angegebene IBAN-Nummer, bevor Sie versuchen, den Zahlungsauftrag erneut zu übertragen.




  4. Es ist auch möglich, Rückzahlungen in Massen zu übertragen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Rückzahlungen aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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Lehrerkonten

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Kontostand: Einnahmen minus Ausgaben.
Einnahmen: Startguthaben + Bareinzahlungen + Banküberweisungen + Transfers von anderen Schülern, Lehrern oder Projekten.
Ausgaben: Barauszahlungen + Auszahlungen per Banküberweisung + Transfers an andere Schüler, Lehrer oder Projekte.
Zahlungskennung: Da es keine Projekte zur Aufladung der Lehrerkonten gibt, werden die Zahlungskennungen hier aufgelistet, damit die Lehrer Zahlungen leisten können, die automatisch dem richtigen Lehrerkonto zugewiesen werden. Wenn Lehrkräfte an einem Projekt teilnehmen, sollte die Zahlungskennung in der Zahlungsanforderung verwendet werden.

Um die Liste der Transaktionen jedes Lehrers zu sehen, klicken Sie auf das Informationssymbol oder wählen Sie Transaktionen im Hamburger-Menü auf der rechten Seite.

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Klicken Sie hier, um mehr über die Option Neue Transaktion zu erfahren.

Lehrertransaktionen


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Wo kann ich eine neue Transaktion für einen Schüler erstellen?

Admin
  1. Gehen Sie zu Finanzen > Lehrerkonten
  2. Öffnen Sie das Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
  3. Wählen Sie die Option Neue Transaktion.

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Für einen Lehrer können Sie die folgenden Transaktionen erstellen:

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Einnahmen

Bei allen Transaktionen ist es möglich, den gesamten Betrag oder einen Teil davon für ein bestimmtes Projekt oder bestimmte Projekte zu reservieren.
Wenn nichts reserviert wird, bleibt der Betrag für jedes beliebige Projekt auf dem Lehrerkonto verfügbar.
Klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol, um Projekte hinzuzufügen, und geben Sie den entsprechenden Betrag ein.
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Ausgaben
Reservierungen

Aufladung der Lehrerkonten

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Um die Lehrerkonten aufzuladen, müssen Sie ein PDF mit dem Verwendungszweck des jeweiligen Lehrerkontos ausdrucken und es an die Lehrer verteilen. Diese können dann den enthaltenen QR-Code scannen und den gewünschten Betrag überweisen.

Gehen Sie zu Finanzen > Lehrerkonten.

Markieren Sie die gewünschten Lehrkräfte, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

Wählen Sie Dokumente und Aufladen der Lehrerkonten.
Das Dokument kann nur als PDF erstellt werden.

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Rückzahlungen

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Rückzahlungen können nur durchgeführt werden, wenn eine gültige IBAN-Nummer und ein positiver Betrag in der Spalte "Rückzahlbarer Betrag" vorhanden sind.
Die Eltern müssen die IBAN-Nummer im Elternportal eingeben, oder ein Admin kann diese Informationen bei Bedarf eingeben. Lesen Sie die folgende Anleitung: Bankverbindung für Rückzahlungen.

Unter Finanzen ist es möglich, Rückzahlungen für alle Schüler zu starten.

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Bankverbindung bearbeiten

Um die Bankverbindung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Bankverbindung editieren.

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Bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen, und speichern Sie.

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Rückzahlungen starten

Wählen Sie die entsprechenden Schüler aus, klicken Sie auf die Schaltfläche weitere Aktionen und wählen Sie Rückzahlung starten.

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Es öffnet sich ein Fenster mit der Liste der Beträge, die zurückgezahlt werden können. Geben Sie eine Erklärung für die Rückzahlung (Pflichtfeld) ein und ändern Sie die Beträge, falls erforderlich. Der angezeigte Betrag ist der maximale Betrag, der zurückgezahlt werden kann. Vergessen Sie nicht zu Speichern.

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Damit die Rückzahlungen abgeschlossen werden können, muss ein Admin Benutzer sie autorisieren.

Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)

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Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)

Der Verteiler dient dazu, eingehende Zahlungen, die in der Liste der Bankbewegungen erfasst sind, auf verschiedene Benutzer oder sogar Projekte aufzuteilen. Einige Beispiele für seine Verwendung sind, wenn Eltern eine einzige Zahlung für mehrere Schüler tätigen oder wenn die Schule einen einzigen Betrag für die finanzielle Unterstützung mehrerer Schüler erhält (BuT-Leistungen).

  1. Im Dashboard>Nicht zugeordnete Überweisungen oder unter Finanzen>Banking>Bankbewegungen klicken Sie auf das Menü rechts neben der eingehenden Zahlung.

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  2. Wählen Sie die Option: Einzahlung aufteilen.

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  3. Das Bestätigungsfenster zeigt eine Zusammenfassung der Zahlungsdetails sowie eine kurze Erinnerung an die nächsten Schritte. Klicken Sie auf Weiter.

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  4. Unter Banking>Bankbewegungen wird die Zahlung der Verteilerliste zugeordnet.

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  5. Der nächste Schritt ist die Aufteilung. Sie sollten automatisch im Verteiler landen. Wenn nicht, gehen Sie zu Finanzen>Verteiler.

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  6. Klicken Sie auf das Menü rechts neben der eingehenden Zahlung. Wählen Sie Aufteilung auf Projekt- und Benutzerkonten.

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  7. Wählen Sie die Benutzer oder Projekte aus, denen Sie die Zahlung zuordnen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, haben Sie im nächsten Schritt die Möglichkeit, verschiedene Beträge für eines oder mehrere seiner Projekte zu reservieren. Wenn Sie stattdessen ein Projekt auswählen, wird der Betrag als Projekttransaktion verbucht und ist nicht direkt mit einem bestimmten Projektteilnehmer verknüpft.

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  8. Passen Sie den aufzuteilenden Betrag nach Bedarf an. Das Programm teilt den Betrag gleichmäßig auf. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um einen festen Betrag für einen oder mehrere Teilnehmer oder Projekte festzulegen. Der Betrag für die übrigen Teilnehmer oder Projekte wird automatisch angepasst. Klicken Sie auf Weiter.

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  9. Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob die den Benutzern zugewiesenen Beträge für eines ihrer Projekte reserviert werden sollen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die entsprechenden Projekte und Beträge hinzuzufügen. Wenn Sie keine Projekte hinzufügen, wird der gesamte Betrag auf dem Benutzerkonto als verfügbar markiert. Klicken Sie auf Weiter.

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  10. Im letzten Schritt können Sie die Informationen überprüfen und speichern, um die Verteilung abzuschließen. Für jede Verteilung werden Transaktionen erstellt, die unter jeder der Haupttransaktionen gruppiert sind.

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Bearbeiten oder Löschen von Zuordnungen

Transaktionen können nicht bearbeitet werden, daher müssen Sie fehlerhafte Zuordnungen löschen und neue erstellen.

Die Zuordnung der Haupttransaktion kann nicht aufgehoben werden, wenn es untergeordnete Transaktionen gibt.

  1. Gehen Sie zu Finanzen>Banking>Verteiler

  2. Klicken Sie auf Transaktion löschen, um die einzelnen Transaktionen zu löschen. Der nicht zugeordnete Betrag der Transaktion wird automatisch angepasst, damit Sie stets darüber informiert sind, ob der gesamte Betrag verteilt wurde. Dieser Betrag kann wieder einem anderen Benutzer oder Projekt zugeordnet werden, indem Sie auf Aufteilung auf Projekt- und Benutzerkonten klicken.

  3. Wenn Sie die Zuordnung der Haupttransaktion aufheben, wird sie in Banking wieder als "Nicht zugeordnete Überweisung" aufgelistet.

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