Finanzen
- Banking
- Zahlungsempfänger
- Genehmigung von Zahlungsaufträgen
- Übertragung von Zahlungsaufträgen ins Online-Banking
- Nicht zugeordnete Überweisungen
- Schülerkonten
- Zahlungsübersicht
- Genehmigung von Rückzahlungen
- Übertragung von Rückzahlungen ins Online-Banking
- Lehrerkonten
- Lehrertransaktionen
- Aufladung der Lehrerkonten
- Rückzahlungen
- Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)
Banking
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Tabelleninhalt
Die Tabelle unter Banking umfasst:
- Schulkonto automatisch abgerufene Transaktionen
- manuell erstellte Einzahlungen per Überweisung
- manuell erstellte Auszahlungen per Überweisung
- Zahlungsaufträge
Manuell erstellte Transaktionen sind mit einem blauen M-Symbol gekennzeichnet.
Status der Transaktionen
Transaktionen können einen von drei verschiedenen Status haben:
- Nicht zugeordnet (roter Punkt): Transaktionen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten.
- Muss nicht bearbeitet werden (oranger Kreis): Klassengeld ruft alle Transaktionen vom Schulkonto ab. Es gibt einige Transaktionen, die keinen Bezug zu Klassengeld haben und ignoriert werden können. Wir empfehlen, diese als „muss nicht bearbeitet werden“ zu markieren und zu archivieren.
- Zahlung zugeordnet (grünes Häkchen): Dies sind Transaktionen, die bereits einem Schüler, Lehrer oder Projekt zugewiesen sind. In der Spalte Konto steht, wo es zugewiesen wurde.
Um den Status zu ändern, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
Zahlungsempfänger
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Wir haben einen Menüpunkt (unter Finanzen>Zahlungsempfänger) eingerichtet, der einem Adressbuch ähnelt und in dem Sie die von Ihnen am häufigsten verwendeten Zahlungsempfänger speichern können.
Die Zahlungsempfänger in dieser Liste können für alle oder nur für den Ersteller sichtbar sein. Die entsprechende Option kann von einem Admin unter Einstellungen aktiviert und deaktiviert werden.
Bitte beachten Sie, dass hier keine Validierung durchgeführt wird, so dass es zu Duplikaten und falschen IBAN-Nummern kommen kann.
Zahlungsempfänger hinzufügen
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsempfänger hinzufügen.
- Geben Sie den Namen, die Bank und die IBAN-Nummer (ohne Leerzeichen) ein. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Zahlungsempfänger editieren oder löschen
Um einen Zahlungsempfänger zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einfach auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie die gewünschte Option.
Änderungen oder Löschungen haben keine Auswirkungen auf die zuvor für diesen Zahlungsempfänger angelegten Projekttransaktionen.
Genehmigung von Zahlungsaufträgen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Zu Ihrer Erleichterung werden alle neuen Zahlungsaufträge und Zahlungsaufträge, die noch nicht an das Onlinebanking übermittelt wurden, im Dashboard angezeigt.
- Gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
Die Zahlen neben dem Titel der Registerkarte zeigen die Anzahl der neuen Zahlungsaufträge (rot) und der autorisierten Zahlungsaufträge (orange) an.
Es gibt vier verschiedene Stati:
roter Punkt: Zahlungsauftrag beantragt
orangefarbener Punkt: Zahlungsauftrag genehmigt
Grüner Punkt: Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen
grünes Häkchen: Zahlungsauftrag ausgeführt - Um neue Zahlungsaufträge (roter Punkt) zu autorisieren, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag genehmigen.
- Es ist auch möglich, Massengenehmigungen zu erteilen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Zahlungsaufträge aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.
Nachdem Sie die Zahlungsaufträge genehmigt haben, müssen Sie diese in Ihr Online-Banking übertragen.
Übertragung von Zahlungsaufträgen ins Online-Banking
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Sie können nur Zahlungsaufträge übertragen, die bereits genehmigt sind (oranger Punkt).
- Um einen Zahlungsauftrag an Ihr Kreditinstitut zu übermitteln, gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
- Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen.
- Es findet eine Validierung statt. Wenn die eingegebenen Informationen korrekt sind, wird der Zahlungsauftrag übertragen und der Status ändert sich in Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen (grüner Punkt).
Wenn die Übertragung des Zahlungsauftrags fehlschlägt, erscheint eine Fehlermeldung.
Bitte bestätigen Sie die angegebene IBAN-Nummer, bevor Sie versuchen, den Zahlungsauftrag erneut zu übertragen.
- Es ist auch möglich, Zahlungsaufträge in Massen zu übertragen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Zahlungsaufträge aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.
Nicht zugeordnete Überweisungen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Der Einfachheit halber haben wir die Liste der nicht zugeordneten Überweisungen, sofern vorhanden, in das Dashboard aufgenommen.
Nicht zugeordneten Überweisungen sind Überweisungen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, weil sie keinen oder einen falschen Verwendungszweck haben.
So ordnen Sie eine Zahlung zu:
- Klicken Sie im Dashboard auf das Hamburger-Menü rechts neben der nicht zugeordneten Zahlung. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Zahlung zuordnen.
- Öffnen Sie die Konto-Dropdown-Liste und suchen Sie den Schüler, den Lehrer oder das Projekt, dem Sie die Zahlung zuordnen möchten.
- Wenn Sie einen Schüler auswählen, können Sie entscheiden, ob Sie die Zahlung oder einen Teil davon einem Projekt zuweisen möchten oder den Betrag auf dem Schülerkonto belassen möchten. Klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol, um ein Projekt hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sobald die Zahlung zugeordnet ist, verschwindet sie aus dem Dashboard, ist aber unter Finanzen > Banking zu finden.
Schülerkonten
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Kontostand: Einnahmen minus Ausgaben.
Einnahmen: Startguthaben + Bareinzahlungen + Banküberweisungen + Transfers von anderen Schülern, Lehrern oder Projekten.
Ausgaben: Barauszahlungen + Auszahlungen per Banküberweisung + Transfers an andere Schüler, Lehrer oder Projekte.
Um die Liste der Transaktionen jedes Schülers zu sehen, klicken Sie auf das Informationssymbol oder wählen Sie Transaktionen im Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
Klicken Sie hier, um mehr über die Option Startguthaben zu erfahren.
Klicken Sie hier, um mehr über die Option Schülertransaktionen zu erfahren.
Zahlungsübersicht
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Glossar
Zahlungsübersicht: eine Übersicht über die fälligen Zahlungen bis zu einem bestimmten Datum und alle von den Erziehungsberechtigten geleisteten Zahlungen.
a) Zu bezahlen: fälliger Gesamtbetrag für alle Projekte
b) Bezahlt: der von den Erziehungsberechtigten für alle Projekte gezahlte Betrag
Saldo (a-b): die Differenz zwischen dem fälligen Betrag und dem gezahlten Betrag
Der Hauptzweck der Zahlungsübersicht besteht darin, herauszufinden, welche Schüler nicht fristgerecht gezahlt haben, um ihnen eine Zahlungserinnerung zu schicken.
Zahlungserinnerung senden
- Gehen Sie zu Finanzen > Zahlungsübersicht
- Sie können die Liste filtern, um nur die Schüler zu sehen, die einen Saldo im Minus haben.
- Wählen Sie den/die Schüler aus, für den/die Sie eine Zahlungserinnerung senden möchten.
- Klicken Sie auf weitere Aktionen, und wählen Sie Dokumente.
- Sie können eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten senden.
- Wenn Sie eine E-Mail senden, erscheint ein Umschlagsymbol unter der Spalte Dokumente. Dies ist eine Kopie der gesendeten E-Mail. Sie können darauf klicken, um sie anzusehen. Jeder Umschlag steht für eine gesendete E-Mail.
Genehmigung von Rückzahlungen
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- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Jeder Benutzer kann Rückzahlungen in Klassen initiieren, jedoch müssen diese von einem Admin autorisiert werden.
- Gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
Die Zahlen neben dem Titel der Registerkarte zeigen die Anzahl der neuen Rückzahlungen (rot) und der autorisierten Rückzahlungen (orange) an.
Es gibt vier verschiedene Stati:
roter Punkt: Rückzahlung beantragt
orangefarbener Punkt: Zahlungsauftrag genehmigt
Grüner Punkt: Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen
grünes Häkchen: Zahlungsauftrag ausgeführt - Um neue Rückzahlungen (roter Punkt) zu autorisieren, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag genehmigen.
- Es ist auch möglich, Massengenehmigungen zu erteilen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Rückzahlungen aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.
Nachdem Sie die Rückzahlungen genehmigt haben, müssen Sie diese in Ihr Online-Banking übertragen.
Übertragung von Rückzahlungen ins Online-Banking
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Sie können nur Rückzahlungen übertragen, die bereits genehmigt sind (oranger Punkt).
- Um Rückzahlungen an Ihr Kreditinstitut zu übermitteln, gehen Sie zu Finanzen und Zahlungsaufträge.
- Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen.
- Es findet eine Validierung statt. Wenn die eingegebenen Informationen korrekt sind, wird der Zahlungsauftrag übertragen und der Status ändert sich in Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen (grüner Punkt).
Wenn die Übertragung des Zahlungsauftrags fehlschlägt, erscheint eine Fehlermeldung.
Bitte bestätigen Sie die angegebene IBAN-Nummer, bevor Sie versuchen, den Zahlungsauftrag erneut zu übertragen.
- Es ist auch möglich, Rückzahlungen in Massen zu übertragen. Wählen Sie einfach die entsprechenden Rückzahlungen aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.
Lehrerkonten
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Kontostand: Einnahmen minus Ausgaben.
Einnahmen: Startguthaben + Bareinzahlungen + Banküberweisungen + Transfers von anderen Schülern, Lehrern oder Projekten.
Ausgaben: Barauszahlungen + Auszahlungen per Banküberweisung + Transfers an andere Schüler, Lehrer oder Projekte.
Zahlungskennung: Da es keine Projekte zur Aufladung der Lehrerkonten gibt, werden die Zahlungskennungen hier aufgelistet, damit die Lehrer Zahlungen leisten können, die automatisch dem richtigen Lehrerkonto zugewiesen werden. Wenn Lehrkräfte an einem Projekt teilnehmen, sollte die Zahlungskennung in der Zahlungsanforderung verwendet werden.
Um die Liste der Transaktionen jedes Lehrers zu sehen, klicken Sie auf das Informationssymbol oder wählen Sie Transaktionen im Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
Klicken Sie hier, um mehr über die Option Neue Transaktion zu erfahren.
Lehrertransaktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Wo kann ich eine neue Transaktion für einen Schüler erstellen?
Admin |
|
Für einen Lehrer können Sie die folgenden Transaktionen erstellen:
Einnahmen
- Startguthaben: Eine vollständige Erklärung finden Sie hier.
- Bareinzahlung: Für Lehrer, die bar bezahlen möchten, anstatt eine Überweisung zu tätigen.
- Transfer aus einem anderen Konto: Es ist möglich, einen Betrag von einem anderen Schüler- oder Lehrerkonto auf das aktuelle Konto zu transferieren.
- Einzahlung per Überweisung (manuelle Erfassung): Für den Fall, dass die Einzahlung auf einem anderen Bankkonto als dem in Klassengeld eingerichteten landet, ist es möglich, die Überweisung zu dokumentieren.
Bei allen Transaktionen ist es möglich, den gesamten Betrag oder einen Teil davon für ein bestimmtes Projekt oder bestimmte Projekte zu reservieren.
Wenn nichts reserviert wird, bleibt der Betrag für jedes beliebige Projekt auf dem Lehrerkonto verfügbar.
Klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol, um Projekte hinzuzufügen, und geben Sie den entsprechenden Betrag ein.
Ausgaben
- Barauszahlung: Alle Rückzahlungen, die in bar geleistet wurden.
- Transfer in Abrechnungsprojekt: Da Abrechnungsprojekte keine Teilnehmer haben, ist es möglich, einen Betrag direkt von den Lehrerkonten zu transferieren.
- Auszahlung per Banküberweisung (manuelle Erfassung): Wenn eine Rückzahlung über ein anderes Bankkonto als das in Klassengeld eingerichtete Konto erfolgt ist.
Reservierungen
- Umbuchung: Reservierungen sind Beträge, die für Projekte geblockt sind. Mit einer Umbuchung kann man die Beträge, die für ein oder mehrere Projekte reserviert sind, anpassen.
Aufladung der Lehrerkonten
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- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Um die Lehrerkonten aufzuladen, müssen Sie ein PDF mit dem Verwendungszweck des jeweiligen Lehrerkontos ausdrucken und es an die Lehrer verteilen. Diese können dann den enthaltenen QR-Code scannen und den gewünschten Betrag überweisen.
Gehen Sie zu Finanzen > Lehrerkonten.
Markieren Sie die gewünschten Lehrkräfte, und klicken Sie auf weitere Aktionen.
Wählen Sie Dokumente und Aufladen der Lehrerkonten.
Das Dokument kann nur als PDF erstellt werden.
Rückzahlungen
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Rückzahlungen können nur durchgeführt werden, wenn eine gültige IBAN-Nummer und ein positiver Betrag in der Spalte "Rückzahlbarer Betrag" vorhanden sind.
Die Eltern müssen die IBAN-Nummer im Elternportal eingeben, oder ein Admin kann diese Informationen bei Bedarf eingeben. Lesen Sie die folgende Anleitung: Bankverbindung für Rückzahlungen.
Unter Finanzen ist es möglich, Rückzahlungen für alle Schüler zu starten.
Bankverbindung bearbeiten
Um die Bankverbindung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Bankverbindung editieren.
Bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen, und speichern Sie.
Rückzahlungen starten
Wählen Sie die entsprechenden Schüler aus, klicken Sie auf die Schaltfläche weitere Aktionen und wählen Sie Rückzahlung starten.
Es öffnet sich ein Fenster mit der Liste der Beträge, die zurückgezahlt werden können. Geben Sie eine Erklärung für die Rückzahlung (Pflichtfeld) ein und ändern Sie die Beträge, falls erforderlich. Der angezeigte Betrag ist der maximale Betrag, der zurückgezahlt werden kann. Vergessen Sie nicht zu Speichern.
Damit die Rückzahlungen abgeschlossen werden können, muss ein Admin Benutzer sie autorisieren.
Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)
Wer kann diese Funktion nutzen?
- Admin-Benutzer
- Lehrkräfte
Aufteilung von Einzahlungen (Verteiler)
Der Verteiler dient dazu, eingehende Zahlungen, die in der Liste der Bankbewegungen erfasst sind, auf verschiedene Benutzer oder sogar Projekte aufzuteilen. Einige Beispiele für seine Verwendung sind, wenn Eltern eine einzige Zahlung für mehrere Schüler tätigen oder wenn die Schule einen einzigen Betrag für die finanzielle Unterstützung mehrerer Schüler erhält (BuT-Leistungen).
- Im Dashboard>Nicht zugeordnete Überweisungen oder unter Finanzen>Banking>Bankbewegungen klicken Sie auf das Menü rechts neben der eingehenden Zahlung.
- Wählen Sie die Option: Einzahlung aufteilen.
- Das Bestätigungsfenster zeigt eine Zusammenfassung der Zahlungsdetails sowie eine kurze Erinnerung an die nächsten Schritte. Klicken Sie auf Weiter.
- Unter Banking>Bankbewegungen wird die Zahlung der Verteilerliste zugeordnet.
- Der nächste Schritt ist die Aufteilung. Sie sollten automatisch im Verteiler landen. Wenn nicht, gehen Sie zu Finanzen>Verteiler.
- Klicken Sie auf das Menü rechts neben der eingehenden Zahlung. Wählen Sie Aufteilung auf Projekt- und Benutzerkonten.
- Wählen Sie die Benutzer oder Projekte aus, denen Sie die Zahlung zuordnen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter. Wenn Sie einen Benutzer auswählen, haben Sie im nächsten Schritt die Möglichkeit, verschiedene Beträge für eines oder mehrere seiner Projekte zu reservieren. Wenn Sie stattdessen ein Projekt auswählen, wird der Betrag als Projekttransaktion verbucht und ist nicht direkt mit einem bestimmten Projektteilnehmer verknüpft.
- Passen Sie den aufzuteilenden Betrag nach Bedarf an. Das Programm teilt den Betrag gleichmäßig auf. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um einen festen Betrag für einen oder mehrere Teilnehmer oder Projekte festzulegen. Der Betrag für die übrigen Teilnehmer oder Projekte wird automatisch angepasst. Klicken Sie auf Weiter.
- Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob die den Benutzern zugewiesenen Beträge für eines ihrer Projekte reserviert werden sollen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die entsprechenden Projekte und Beträge hinzuzufügen. Wenn Sie keine Projekte hinzufügen, wird der gesamte Betrag auf dem Benutzerkonto als verfügbar markiert. Klicken Sie auf Weiter.
- Im letzten Schritt können Sie die Informationen überprüfen und speichern, um die Verteilung abzuschließen. Für jede Verteilung werden Transaktionen erstellt, die unter jeder der Haupttransaktionen gruppiert sind.
Bearbeiten oder Löschen von Zuordnungen
Transaktionen können nicht bearbeitet werden, daher müssen Sie fehlerhafte Zuordnungen löschen und neue erstellen.
Die Zuordnung der Haupttransaktion kann nicht aufgehoben werden, wenn es untergeordnete Transaktionen gibt.
- Gehen Sie zu Finanzen>Banking>Verteiler
-
Klicken Sie auf Transaktion löschen, um die einzelnen Transaktionen zu löschen. Der nicht zugeordnete Betrag der Transaktion wird automatisch angepasst, damit Sie stets darüber informiert sind, ob der gesamte Betrag verteilt wurde. Dieser Betrag kann wieder einem anderen Benutzer oder Projekt zugeordnet werden, indem Sie auf Aufteilung auf Projekt- und Benutzerkonten klicken.
- Wenn Sie die Zuordnung der Haupttransaktion aufheben, wird sie in Banking wieder als "Nicht zugeordnete Überweisung" aufgelistet.