Klassen

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Klassen: Registerkarte Schülerkonten

Wer kann diese Funktion nutzen?

In der Registerkarte Schülerkonten finden Sie den aktuellen Kontostand des Schülers. Er wird aus den Einnahmen und Ausgaben berechnet.

Die Einnahmen bestehen aus:

Die Ausgaben bestehen aus:

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Die Details der Transaktionen werden durch Klicken auf das Informationssymbol angezeigt. 

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Klassen: Registerkarte Projekte

Wer kann diese Funktion nutzen?

Auf der Registerkarte Projekte finden Sie eine Liste aller Projekte, an denen jeder Schüler teilnimmt, den Betrag, der für jedes Projekt zu zahlen ist, und die reservierten Beträge für jedes Projekt.

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Eine Gruppierung nach Schülern oder Projekten ist möglich. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Option.

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Gruppierung nach Projekt

Bei der Gruppierung nach Projekten ist es möglich zu prüfen, ob das Projekt von den Erziehungsberechtigten bezahlt wird (Projekt mit Zahlungsanforderung), oder ob es vom verfügbaren Saldo der Schülerkonten abgebucht wird (Bez. aus Schülerkonto).

Die Spalte Abgebucht zeigt den Projektstatus: keine Abbuchung möglich (Aufladungsprojekte), nicht abgebucht (graue Balken), teilweise abgebucht (graue und grüne Balken) oder vollständig abgebucht (grüne Balken).

In der Spalte Reservierter Betrag für dieses Projekt sind alle Beträge aufgelistet, die für das entsprechende Projekt blockiert sind.

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Gruppierung nach Schüler

Bei der Gruppierung nach Schüler ist es möglich zu prüfen, ob das Projekt von den Erziehungsberechtigten bezahlt wird (Projekt mit Zahlungsanforderung), oder ob es vom verfügbaren Saldo der Schülerkonten abgebucht wird (Bez. aus Schülerkonto).

Die Spalte Abgebucht zeigt den Projektstatus: keine Abbuchung möglich (Aufladungsprojekte), nicht abgebucht (graue Balken), teilweise abgebucht (graue und grüne Balken) oder vollständig abgebucht (grüne Balken).

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In der Spalte Reservierter Betrag für dieses Projekt sind alle Beträge aufgelistet, die für das entsprechende Projekt blockiert sind. Um die für die einzelnen Projekte reservierten Beträge zu ändern, klicken Sie einfach auf [ Umbuchung ] in der Spalte ganz rechts.

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Projekte mit Reservierungen für diesen Schüler aufgelistet sind. Wenn Sie einen Betrag für ein anderes Projekt reservieren möchten, klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol auf der rechten Seite.

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Wählen Sie das entsprechende Projekt aus. Aufladungsprojekte und archivierte Projekte sind von der Dropdown-Liste ausgeschlossen.

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Um die reservierten Beträge zu bearbeiten, können Sie entweder unter Differenzbetrag (+/-) den Betrag eingeben, den Sie zur aktuellen Reservierung addieren oder subtrahieren möchten, oder Sie können den zu reservierenden Gesamtbetrag in der Spalte Saldo eingeben. Der Differenzbetrag (+/-) wird dann entsprechend angepasst.

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Die nicht zugeordnete Summe ist der Betrag, der auf dem Schülerkonto zur Verfügung steht und nicht für Projekte reserviert ist. Diese Summe kann aus den folgenden Quellen stammen: 1) Aufladungsprojekte 2) abgesagte Projekte, für die das Geld auf dem Schülerkonto verblieben ist und nicht an die Erziehungsberechtigten zurücküberwiesen wurde 3) eventuelle Überzahlungen der Erziehungsberechtigten.

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Vergessen Sie nicht, zum Schluss auf Speichern zu klicken.

Klassen

Klassen: Registerkarte Schüler


Wer kann diese Funktion nutzen?

In der Registerkarte Schüler können Sie in jeder Klasse die folgenden Aktionen durchführen:

Schüler in eine andere Klasse versetzen (Umzug / Austritt)

Klicken Sie hier, um die Anleitung zu öffnen.

Neue Token für Schüler erstellen
  1. Wählen Sie die Schüler aus, für die Sie einen neuen Token erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf weitere Aktionen.
  3. Wählen Sie Neue Token für Schüler erstellen.

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Registrierungsdokument für Erziehungsberechtigte generieren
  1. Wählen Sie die Schüler aus, für die Sie ein Registrierungsdokument für die Erziehungsberechtigten erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf weitere Aktionen.
  3. Wählen Sie Dokumente.

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Schülerstammdaten bearbeiten

Bei Schulen, die mit IServ oder WebUntis verbunden sind, sollte die Aktualisierung der Stammdaten (Nachname, Name und Klasse) über einen Import und nicht direkt in dieser Maske erfolgen.
Benutzerimport aus IServ
Benutzerimport aus WebUntis

Die Bankverbindung für die Rückzahlungen kommt von den Informationen, die die Eltern im Elternportal eingeben. Alle Änderungen hier werden auch im Elternportal übernommen.

  1. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Editieren.

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  2. Bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen und klicken Sie auf Aktualisieren.

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Glossar
Klassen

Klassen: Registerkarte Zahlungsübersicht


Wer kann diese Funktion nutzen?

Glossar

Zahlungsübersicht: eine Übersicht über die fälligen Zahlungen bis zu einem bestimmten Datum und alle von den Erziehungsberechtigten geleistete Zahlungen.
a) Zu bezahlen: fälliger Gesamtbetrag für alle Projekte
b) Bezahlt: der von den Erziehungsberechtigten für alle Projekte gezahlte Betrag
Saldo (a-b): die Differenz zwischen dem fälligen Betrag und dem gezahlten Betrag

Der Hauptzweck der Zahlungsübersicht besteht darin, herauszufinden, welche Erziehungsberechtigten nicht fristgerecht gezahlt haben, um ihnen eine Zahlungserinnerung zu schicken.

Zahlungserinnerung senden
  1. Öffnen Sie die Klasse.
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte Zahlungsübersicht.
  3. Sie können die Liste filtern, um nur die Schüler zu sehen, die einen negativen Saldo haben.
  4. Wählen Sie den/die Schüler aus, für den/die Sie eine Zahlungserinnerung senden möchten.

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  5. Klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente.
  6. Sie können eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten senden.

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  7. Wenn Sie eine E-Mail senden, erscheint ein Umschlagsymbol unter der Spalte Dokumente. Dies ist eine Kopie der gesendeten E-Mail. Sie können darauf klicken, um sie anzusehen. Jeder Umschlag steht für eine gesendete E-Mail.


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Klassen

Klassen: Registerkarte Rückzahlungen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Rückzahlungen können nur durchgeführt werden, wenn eine gültige IBAN-Nummer und ein positiver Betrag in der Spalte "Rückzahlbarer Betrag" vorhanden sind.
Die Eltern müssen die IBAN-Nummer im Elternportal eingeben, oder ein Admin kann diese Informationen bei Bedarf eingeben. Lesen Sie die folgende Anleitung: Bankverbindung für Rückzahlungen.

Bankverbindung editieren

Um die IBAN-Nummer zu bearbeiten, klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Bankverbindung editieren.

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Bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen, und speichern Sie.

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Rückzahlungen starten

  1. Öffnen Sie die entsprechende Klasse, und wählen Sie die Registerkarte Rückzahlungen.

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  2. Wählen Sie die entsprechenden Schüler aus, klicken Sie auf die Schaltfläche weitere Aktionen und wählen Sie Rückzahlung starten.

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  3. Es öffnet sich ein Fenster mit der Liste der Beträge, die zurückgezahlt werden können. Geben Sie eine Erklärung für die Rückzahlung (Pflichtfeld) ein und ändern Sie die Beträge, falls erforderlich. Der angezeigte Betrag ist der maximale Betrag, der zurückgezahlt werden kann. Vergessen Sie nicht zu Speichern.


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    4. Damit die Rückzahlungen abgeschlossen werden können, muss ein Admin Benutzer sie autorisieren.


Bareinzahlungen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Ein Schüler hat in bar bezahlt, was soll ich jetzt tun?

Sie müssen eine Transaktion erstellen, um den Zahlungseingang auf dem Schülerkonto zu erfassen.

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie man eine Transaktion erstellt.

Schülertransaktionen


Wer kann diese Funktion nutzen?

Wo kann ich eine neue Transaktion für einen Schüler erstellen?

Admin Admin und Lehrer
  1. Gehen Sie zu Finanzen > Schülerkonten
  2. Öffnen Sie das Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
  3. Wählen Sie die Option Neue Transaktion.
  1. Öffnen Sie die entsprechende Klasse.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Schülerkonten auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite.
  3. Wählen Sie die Option Neue Transaktion.

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Für einen Schüler können Sie die folgenden Transaktionen erstellen:

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Einnahmen

Bei allen Transaktionen ist es möglich, den gesamten Betrag oder einen Teil davon für ein bestimmtes Projekt oder bestimmte Projekte zu reservieren.
Wenn nichts reserviert wird, bleibt der Betrag für jedes beliebige Projekt auf dem Schülerkonto verfügbar.
Klicken Sie einfach auf das orangefarbene Plus-Symbol, um Projekte hinzuzufügen, und geben Sie den entsprechenden Betrag ein.
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Ausgaben
Reservierungen

Startguthaben der Schüler


Wer kann diese Funktion nutzen?

Es ist jederzeit möglich, ein Startguthaben für die Schüler festzulegen. Dies kann einzeln oder in Gruppen erfolgen.

Vorsicht: Die Startguthaben (falls bereits vorhanden) der selektierten Konten werden mit dem neuen Wert überschrieben!

  1. Öffnen Sie die Klasse.
  2. Wählen Sie den/die Schüler aus, für den/die Sie ein Startguthaben festlegen möchten.
  3. Klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Startguthaben.
  4. Geben Sie den Anfangssaldo ein, ändern Sie ggf. das Saldodatum und klicken Sie auf Speichern.

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  5. Die neue Transaktion wird für den Schüler erstellt.

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  6. Sie haben einen Fehler gemacht und möchten die Transaktion löschen?
    Klicken Sie einfach auf das rote x auf der rechten Seite.

Umzug der Schüler


Wer kann diese Funktion nutzen?

Wenn Sie Schüler aus IServ oder WebUntis importiert haben, empfiehlt es sich, Schüler über einen Import von einer Klasse in eine andere zu versetzen. So sind die Informationen in Klassengeld und in der Schulplattform übereinstimmend.

Austritte ist die „Klasse“ für alle Schüler, die die Schule verlassen.

Sie können einen oder mehrere Schüler gleichzeitig von einer Klasse in eine andere versetzen.

  1. Öffnen Sie die Klasse, in der sich der oder die Schüler befinden, die Sie versetzen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Schüler.

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  3. Wenn Sie nur einen Schüler versetzen wollen, können Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite klicken und Umzug / Austritt wählen.

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    Wenn Sie mehr als einen Schüler versetzen wollen, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen. Wählen Sie Umzug / Austritt.

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  4. Wählen Sie die Zielklasse aus der Dropdown-Liste und speichern Sie.

Registrierung der Erziehungsberechtigten (Lehrkräfte)


Wer kann diese Funktion nutzen?

Damit Erziehungsberechtigte Zahlungsanforderungen und Erinnerungen von Klassengeld erhalten können, ist es erforderlich, dass sie eine gültige E-Mail-Adresse angeben und ihre Konten mit den entsprechenden Schülern verknüpfen.
Zu diesem Zweck müssen Sie ein Dokument mit Registrierungsanweisungen für die Erziehungsberechtigten erstellen, ausdrucken und verteilen.

Wenn Ihre Schule alle Elterninformationen in WebUntis vorhanden hat, können Sie die Eltern importieren, so dass sie sich nicht registrieren müssen. Die Eltern hätten dann auch die Möglichkeit eines Single-Sign-On über WebUntis.
Klicken Sie hier, um die Anleitung zu öffnen.

 

  1. Öffnen Sie die entsprechende Klasse.

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  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Schüler.

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  3. Wählen Sie den oder die Schüler aus, für die Sie ein Registrierungsdokument erstellen möchten.

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  4. Klicken Sie auf Weitere Aktionen.


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  5. Wählen Sie Dokumente aus der Dropdown-Liste.

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  6. Klicken Sie auf Ausführen.

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  7. Drucken Sie die Dokumente aus und verteilen Sie sie an die entsprechenden Schüler.
    MUSTER: Registrierungsinfo für Erz.-Ber. (PDF)

Das Dokument enthält einen eindeutigen Token, der mehrmals verwendet werden kann, bis Sie in Klassengeld einen neuen Token generieren, wodurch der vorherige Token ungültig wird.