Projekte

Projekttypen

Projekttypen

Projekttypen: Erläuterung

Wer kann diese Funktion nutzen?

Nachstehend finden Sie eine Beschreibung und Beispiele für alle unsere Projekttypen.

Aufladung des Schülerkontos

Beschreibung: Dieses Projekt muss zum Aufladen des Schülerkontos verwendet und kann als Vorauszahlung betrachtet werden. Die Erziehungsberechtigten erhalten eine Zahlungsanforderung. Diese Vorauszahlung kann für die Finanzierung von Projekten im Jahresverlauf verwendet werden. Bleibt am Jahresende ein Restbetrag übrig, kann dieser an die Erziehungsberechtigten zurückerstattet oder als Startguthaben auf das nächste Schuljahr übertragen werden.

Wie erstelle ich ein Projekt für die Aufladung eines Schülerkontos?

Projekt

Beschreibung: Ein Projekt wird direkt über das Schülerkonto finanziert. Sie senden keine Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten. Die Erziehungsberechtigten sehen das Projekt in der Transaktionsliste im Elternportal, erst
nachdem das Projekt finanziert wurde.
Beispiel: Das Kopiergeld i.H.v. 3,-€ wird direkt aus dem Schülerkonto bezahlt.

Wie erstelle ich ein Projekt?

Projekt mit Zahlungsanforderung

Beschreibung: Ein Projekt mit einer Zahlungsanforderung erfordert eine zusätzliche Zahlung von den Erziehungsberechtigten. Während der Projekterstellung müssen Sie die entsprechende Zahlungsanforderung erstellen, die Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden können. Das Projekt wird auch im Elternportal als ausstehende Zahlung angezeigt.
Beispiel: Ein Theaterbesuch erfordert mit Eintrittskarten, Busfahrt und Essen bspw. 60,-€, die das Guthaben auf dem Schülerkonto übersteigen. Die Erziehungsberechtigten müssen für das Projekt extra zahlen.

Wie erstelle ich ein Projekt mit Zahlungsanforderung?

Wahlleistungsprojekt

Beschreibung: Ein Wahlleistungsprojekt wird verwendet, wenn zusätzliche Leistungen angeboten werden sollen. Die Erziehungsberechtigten können einen oder mehrere Optionen im Elternportal auswählen oder auch der Projektleiter kann die Auswahl treffen oder ändern. Das Projekt wird direkt aus dem Schülerkonto finanziert. Es sind keine zusätzlichen Einzahlungen erforderlich.
Beispiel: Ein Projekt, um das freiwillige Klassenfoto für 2,-€ zu bezahlen. Die Erziehungsberechtigten wählen im Elternportal,
ob sie das Foto wollen oder nicht, müssen aber nichts extra bezahlen, da das Guthaben auf dem Schülerkonto ausreicht.

Wie erstelle ich ein Wahlleistungsprojekt?

Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung

Beschreibung: Ein Wahlleistungsprojekt wird verwendet, wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten möchten. Die Erziehungsberechtigten können einen oder mehrere Optionen im Elternportal auswählen oder auch der Projektleiter kann die Auswahl treffen oder ändern. Sobald die Erziehungsberechtigten eine Auswahl getroffen haben, müssen Sie die entsprechende Zahlungsanforderung versenden.
Beispiel: Die Finanzierung eines Skiausfluges mit freiwilligen Leistungen (Verleih von Helmen, Skiern oder Stöcken). Die Erziehungsberechtigten können eine, mehrere oder keine der angebotenen Optionen wählen. Der Zahlbetrag wird gemäß
der getroffenen Auswahl angepasst.

Wie erstelle ich ein Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung?

Einzelbeträge

Beschreibung: Jeder Teilnehmer zahlt einen anderen Betrag. Wenn der Saldo des Schülerkontos ausreicht, ist es nicht notwendig, eine Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten zu senden.
Beispiel: Zahlung von Bücherschäden am Ende des Schuljahres.

Wie erstelle ich ein Projekt für Einzelbeträge?

Einzelbeträge mit Zahlungsanforderung

Beschreibung: Jeder Teilnehmer zahlt einen anderen Betrag. Die Erziehungsberechtigten müssen für dieses Projekt extra einzahlen, deshalb müssen Sie eine Zahlungsanforderung versenden.
Beispiel: Schäden an geliehenen Tablets.

Wie erstelle ich ein Projekt für Einzelbeträge mit Zahlungsanforderung?

Abrechnungsprojekt

Beschreibung: Ein Abrechnungsprojekt ist ein Projekt ohne Zahlende und dient einer einfachen Abrechnung von allgemeinen Schulprojekten.
Beispiel: Tombolas, Schülerfirmen oder Erasmus-Programme.

Wie erstelle ich ein Abrechnungsprojekt?

Projekttypen

Projekttyp: Aufladung des Schülerkontos

Wer kann diese Funktion nutzen?

 

Beschreibung: Dieses Projekt muss zum Aufladen des Schülerkontos verwendet und kann als Vorauszahlung betrachtet werden. Die Erziehungsberechtigten/Schüler erhalten eine Zahlungsanforderung. Diese Vorauszahlung kann für die Finanzierung von Projekten im Jahresverlauf verwendet werden. Bleibt am Jahresende ein Restbetrag übrig, kann dieser an die Erziehungsberechtigten zurückerstattet oder als Startguthaben auf das nächste Schuljahr übertragen werden.

Alle Beträge, die von einem Projekt zur Aufladung des Schülerkontos eingesammelt werden, landen auf dem Schülerkonto und werden als verfügbar angezeigt. Das bedeutet, dass sie für beliebige andere Projekte verwendet werden können.

Anleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

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Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Aufladung des Schülerkontos und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

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Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

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Registerkarte Allgemeines

Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Erläuterung der einzelnen Felder:

Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.

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Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl

In der Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl geben Sie den einzusammelnden Betrag und das Zahlungsziel für die Erziehungsberechtigten an und wählen die Teilnehmer aus. 

Erläuterung der einzelnen Felder:
Aufladungssumme (Pflichtfeld): Der Betrag, den wir von den Erziehungsberechtigten verlangen werden.
Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. Das aktuelle Datum erscheint als Standard.
Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer. Bei diesem Projekttyp können nur Schüler und Gruppen ausgewählt werden.


Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten. Wenn Sie die Auswahl der Zahler erledigt haben, klicken Sie auf Schließen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Registerkarte Ausnahmen

Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Schüler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional. Wenn Sie keine Ausnahmen haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen.

Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. 
Die Schülerliste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

Wählen Sie die gewünschten Schüler aus, und klicken Sie auf Schließen.

Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.


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Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.

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Der neue Betrag wird orange markiert.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Registerkarte Zahlungsübersicht
 

In der Zahlungsübersicht eines Aufladungsprojekts haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, welche Teilnehmer bereits gezahlt haben, und können bei Bedarf Zahlungserinnerungen versenden.

Alle Aufladungsprojekte enthalten einen Verwendungszweck, der die automatische Zuordnung von Zahlungen zu dem Projekt ermöglicht. Eine manuelle Zuordnung von Zahlungen ist nicht erforderlich.

Die Einzahlungen sind in der Spalte Bezahlt zu finden.

Überzahlungen

Der Zweck eines Aufladungsprojekts ist es, als Vorauszahlung zur Finanzierung kleinerer Projekte zu dienen. Wenn ein Teilnehmer mehr als den angeforderten Betrag einzahlt, ist keine Aktion erforderlich, da der gesamte Betrag dem Konto des Teilnehmers zugeordnet ist und für jedes Projekt zur Verfügung steht.

Zahlungsrückstände und Zahlungserinnerungen

Wenn ein Teilnehmer offene Zahlungen hat, wird der Betrag in der Spalte Bezahlt rot markiert.
So senden Sie eine Zahlungserinnerung:

  1. Wählen Sie die Schüler aus, die eine Zahlungserinnerung erhalten sollen.
  2. Klicken Sie auf weitere Aktionen.


     
  3. Wählen Sie Dokumente. In der Spalte E-Mail Komm.kanal können Sie erkennen, ob der Teilnehmer eine registrierte E-Mail-Adresse hat und E-Mails empfangen kann. Ist ein grünes Häkchen sichtbar, kann der Benutzer E-Mails empfangen. Wenn der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, müssen Sie eine PDF-Datei ausdrucken.


     

Änderung des Bezahlstatus eines Teilnehmers

Der Zahlungsstatus kann auf Bezahlt, Teilweise Bezahlt oder Nicht Bezahlt aktualisiert werden.

Um den Status zu ändern:

  1. Kontrollkästchen des Teilnehmers aktivieren.
  2. Klicken Sie auf weitere Aktionen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Status aus.

 

Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen


Sie können nun die Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten senden. In der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen können Sie entweder die Zahlungsanforderung als PDF-Dokument erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten/Schüler schicken.

Erläuterung der einzelnen Felder:
Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Umschlagsymbol angezeigt.
Betrag laut Zahlungsplan: Der Betrag, den jeder Schüler zu bezahlen hat. Er ist in den Registerkarten Zahlungsplan und Zahlerauswahl und Ausnahmen festgelegt.


Wählen Sie einfach einen oder mehrere Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente.

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Wählen Sie PDF oder E-Mail und klicken Sie auf Ausführen.

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Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDFs geöffnet. 
Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Dies ist eine Kopie jeder gesendeten E-Mail. Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mails zu öffnen. Das heißt, wenn ein Schüler beispielsweise zwei registrierte E-Mail-Adressen hat, werden zwei Umschläge angezeigt.

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Feldbeschreibungen


Registerkarte: Allgemeines

Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


Registerkarte: Zahlungsplan und Zahlerauswahl

Aufladungssumme (Pflichtfeld): Der Betrag, den wir von den Erziehungsberechtigten verlangen werden.
Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. Das aktuelle Datum erscheint als Standard.
Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer. Bei diesem Projekttyp können nur Schüler ausgewählt werden.


Registerkarte: Ausnahmen

Ausnahmen (optional): Die Zahler, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen, der höher oder niedriger sein kann.


Registerkarte: Zahlerliste und Zahlungsanforderung

Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Umschlagsymbol angezeigt.
Betrag laut Zahlungsplan: Der Betrag, den jeder Schüler zu bezahlen hat. Er ist in den Registerkarten Zahlungsplan und Zahlerauswahl und Ausnahmen festgelegt.

Projekttypen

Projekttyp: Projekt


Wer kann diese Funktion nutzen?

Hilfe-Video

Beschreibung: Ein Projekt wird direkt über das Schülerkonto finanziert. Sie senden keine Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten. Die Erziehungsberechtigten sehen das Projekt erst in der Transaktionsliste im Elternportal, nachdem der Betrag von den Schülerkonten abgebucht wurde.
Beispiel: Das Kopiergeld i.H.v. 3,-€ wird direkt aus dem Schülerkonto bezahlt.

Anleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

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Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Projekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.

Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

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Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

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Registerkarte Allgemeines

Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Erläuterung der einzelnen Felder:
Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.

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Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl

Auf der Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl legen Sie den Betrag fest, der vom Schülerkonto abgebucht werden soll, und fügen die Projektteilnehmer hinzu.

Es ist möglich, einen oder mehrere Posten mit unterschiedlichen Beträgen und Zahlungsfristen anzulegen. Um neue Posten hinzuzufügen, klicken Sie auf das orangefarbene Plus-Symbol.

Geben Sie für jeden Posten eine (für die Erziehungsberechtigten sichtbare) Beschreibung, einen Betrag und eine Zahlungsfrist ein.

Erläuterung der einzelnen Felder:
Beschreibung (Pflichtfeld): Jede Position kann mit einem Namen gekennzeichnet werden, der für die Erziehungsberechtigten sichtbar ist.
Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

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Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.
Erweitern Sie die Liste, indem Sie auf das kleine Dreieck auf der linken Seite klicken, und wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus. Klicken Sie auf Schließen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


Registerkarte Ausnahmen


Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Zahler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional, wenn Sie keine Ausnahmen haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. 
Die Liste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

Wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus, und klicken Sie auf Schließen.

Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.

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Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.

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Der neue Betrag wird orange markiert.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Registerkarte Zahlungsübersicht

Die Registerkarte Zahlungsübersicht hat drei Hauptzwecke: zu prüfen, wer bezahlt hat und wie viel, Beträge für das Projekt zu reservieren oder reservierte Beträge für das Projekt freizugeben.

Reservierungen

Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass der Betrag nicht für andere Projekte verwendet wird, bevor Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen. Sie können diesen Schritt auch überspringen und die Schülerkonten ohne Reservierungen abbuchen.

Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

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Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

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Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

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Wer hat bezahlt und wie viel?

Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

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Reservierte Beträge freigeben

Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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Registerkarte Zahlerliste

Erläuterung der einzelnen Felder:
Name: Nachname und Vorname des Schülers.
Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag, den jeder Teilnehmer für alle Posten des Projekts zu zahlen hat. Er ist in den Registerkarten Zahlungsplan und Zahlerauswahl und Ausnahmen festgelegt.


Registerkarte Projekttransaktionen


Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


Beträge von Schülerkonten abbuchen


Das Projekt ist nun vollständig. Sobald der Zahlungstermin erreicht ist, können Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen.


    Feldbeschreibungen


    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.

    Registerkarte: Zahlungsplan und Zahlerauswahl

    Beschreibung (Pflichtfeld): Jede Position kann mit einem Namen gekennzeichnet werden, der für die Erziehungsberechtigten sichtbar ist.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

    Registerkarte: Ausnahmen

    Ausnahmen (optional): Die Zahler, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen, der höher oder niedriger sein kann.

    Registerkarte: Zahlerliste

    Name: Nachname und Vorname des Schülers.
    Gesamtbetrag: Der Gesamtbetrag, den jeder Teilnehmer für alle Posten des Projekts zu zahlen hat. Er ist in den Registerkarten Zahlungsplan und Zahlerauswahl und Ausnahmen festgelegt.

    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Projekt mit Zahlungsanforderung


    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Hilfe-Video

    Beschreibung: Ein Projekt mit einer Zahlungsanforderung erfordert eine zusätzliche Zahlung von den Erziehungsberechtigten. Während der Projekterstellung müssen Sie die entsprechende Zahlungsanforderung erstellen, die Sie ausdrucken oder per E-Mail versenden können. Das Projekt wird auch im Elternportal als ausstehende Zahlung angezeigt.
    Beispiel: Ein Theaterbesuch erfordert mit Eintrittskarten, Busfahrt und Essen bspw. 60 €, die das Guthaben auf dem Schülerkonto übersteigen. Die Erziehungsberechtigten müssen für das Projekt extra zahlen.

    Anleitung

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

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    Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Projekt mit Zahlungsanforderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

    Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


    Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.


    Screenshot 2023-06-11 at 21.43 1.png

    Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

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    Registerkarte Allgemeines


    Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Projektname     (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


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    Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl


    Auf der Registerkarte Zahlungsplan und Zahlerauswahl legen Sie den Betrag fest, der vom Schülerkonto abgebucht werden soll, und fügen die Projektteilnehmer hinzu.

    Es ist möglich, einen oder mehrere Posten mit unterschiedlichen Beträgen und Zahlungsfristen anzulegen. Um neue Posten hinzuzufügen, klicken Sie auf das orangefarbene Plus-Symbol.

    Geben Sie für jede Posten eine Beschreibung (die für die Eltern sichtbar ist), einen Betrag und ein Zahlungsziel an. Sie können auch einen Zeitraum festlegen, in dem der Posten im Elternportal sichtbar ist. Wenn Sie möchten, dass der Posten immer sichtbar ist, lassen Sie einfach die Standarddaten stehen.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Beschreibung (Pflichtfeld): Jede Position kann mit einem Namen gekennzeichnet werden, der für die Erziehungsberechtigten sichtbar ist.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, den wir von den Erziehungsberechtigten verlangen werden.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. Das aktuelle Datum erscheint als Standard.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

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    Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

    Erweitern Sie die Liste auf der linken Seite und wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus. Klicken Sie auf Schließen.

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    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


    Registerkarte Ausnahmen


    Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Zahler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional, wenn Sie keine Ausnahmen haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

    Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. 
    Die Liste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

    Wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus, und klicken Sie auf Schließen.

    Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.

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    Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.

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    Der neue Betrag wird orange markiert.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Registerkarte Zahlungsübersicht

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.

    Die Registerkarte Zahlungsübersicht dient mehreren Zwecken:

    Reservierungen

    Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

    Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird die Zahlungsanforderung nur für die Differenz zwischen dem reservierten Betrag und dem angeforderten Betrag gesendet.

    Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

    Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

    Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

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    Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

    Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

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    Wenn Sie den Gesamtbetrag des Projekts für einen Schüler reservieren, wird keine Zahlungsanforderung generiert, da das Projekt vollständig mit dem verfügbaren Guthaben auf dem Schülerkonto abgedeckt ist.


    Wer hat bezahlt und wie viel?

    Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
    Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

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    Für alle Projekte mit Zahlungsanforderung werden Überweisungen mit dem korrekten Verwendungszweck automatisch für das entsprechende Projekt reserviert. Nur nicht zugeordnete Überweisungen müssen manuell dem Projekt zugeordnet werden.


    Reservierte Beträge freigeben

    Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

    Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Versand von Zahlungserinnerungen

    Um eine Zahlungserinnerung direkt von einem Projekt aus zu versenden, muss der Betrag zunächst von den Schülerkonten abgebucht werden. (Abbuchung eines Betrags von den Schülerkonten)

    Bevor Sie die Zahlungserinnerung verschicken, könnten Sie überprüfen, ob die Schüler, die noch einen ausstehenden Betrag haben, Guthaben auf ihren Schülerkonten haben, das für das Projekt verwendet werden könnte.

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    Falls Sie zusätzliche Beträge für das Projekt reservieren möchten, klicken Sie auf [Umbuchung (nachträglich)].
    Wenn Sie den verfügbaren Betrag nicht für das aktuelle Projekt verwenden möchten, können Sie ihn auf dem Schülerkonto belassen und die Zahlungserinnerung für den gesamten ausstehenden Betrag senden.

    Selektieren Sie alle Schüler, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente aus.

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    Wählen Sie aus, ob Sie eine PDF-Datei generieren oder eine E-Mail versenden möchten.
    Eine Kopie der E-Mail wird auf der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung unter der Spalte Dokumente angezeigt.

    Alle Überweisungen, die den richtigen Verwendungszweck haben, werden automatisch dem Projekt zugeordnet, auch nachdem der Projektbetrag abgebucht wurde.


    Überreservierte Beträge freigeben

    Wenn die reservierten Beträge aufgrund von Überzahlungen oder Änderungen des Projektbetrags den angeforderten Betrag überschreiten, ist es möglich, diese Reservierungen freizugeben, sodass das Geld für andere Projekte zur Verfügung steht.

    Nachdem der Projektbetrag von den Schülerkonten abgebucht wurde, wählen Sie die entsprechenden Schüler aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    Group 16 (3).png



    Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung


    Sie können nun die Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten senden. In der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen können Sie entweder die Zahlungsanforderung als PDF-Dokument erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten schicken.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Name    : Nachname und Vorname des Schülers.
    Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
    Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
    Betrag laut Zahlungsplan: den Betrag, den jeder Schüler für dieses Projekt zu zahlen hat. Es kann sich um eine oder mehrere Positionen handeln.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: den Betrag, der vom verfügbaren Saldo des Schülerkontos für dieses Projekt blockiert wurde.
    Angeforderter Betrag: die Differenz zwischen dem "Betrag laut Zahlungsplan" und dem "reservierten Betrag für dieses Projekt".


    Wählen Sie einfach einen oder mehrere Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente.

    Group 15.png



    Wählen Sie PDF oder E-Mail und klicken Sie auf Ausführen.

    Wenn das Projekt mehrere Positionen hat, können Sie wählen, ob Sie eine Zahlungsanforderung für den Gesamtbetrag oder für einzelne Positionen senden möchten.

    Screenshot 2023-06-11 at 23.54 1.png


    Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDFs geöffnet. 
    Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Dies ist eine Kopie jeder gesendeten E-Mail. Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mails zu öffnen. Das heißt, wenn ein Schüler beispielsweise zwei registrierte E-Mail-Adressen hat, werden zwei Umschläge angezeigt.

    Screenshot 2023-06-12 at 00.01 1.png

    Screenshot 2023-06-12 at 00.03 1.png

    Registerkarte Projekttransaktionen


    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


    Feldbeschreibungen


    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.

    Registerkarte: Zahlungsplan und Zahlerauswahl

    Beschreibung (Pflichtfeld): Jede Position kann mit einem Namen gekennzeichnet werden, der für die Erziehungsberechtigten sichtbar ist.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, den wir von den Erziehungsberechtigten verlangen werden.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. Das aktuelle Datum erscheint als Standard.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

    Registerkarte: Ausnahmen

    Ausnahmen (optional): Die Zahler, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen, der höher oder niedriger sein kann.


    Registerkarte: Zahlungsübersicht

    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.


    Registerkarte: Zahlerliste und Zahlungsanforderung

    Name: Nachname und Vorname des Schülers.
    Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
    Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
    Betrag laut Zahlungsplan: den Betrag, den jeder Schüler für dieses Projekt zu zahlen hat. Es kann sich um eine oder mehrere Positionen handeln.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: den Betrag, der vom verfügbaren Saldo des Schülerkontos für dieses Projekt blockiert wurde.
    Angeforderter Betrag: die Differenz zwischen dem "Betrag laut Zahlungsplan" und dem "reservierten Betrag für dieses Projekt".

    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Wahlleistungsprojekt

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Hilfe-Video

    Beschreibung: Ein Wahlleistungsprojekt wird verwendet, wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten möchten. Die Erziehungsberechtigten können einen oder mehrere Dienste im Elternportal auswählen oder auch der Projektleiter kann die Auswahl treffen oder ändern. Das Projekt wird direkt aus dem Schülerkonto finanziert. Es sind keine zusätzlichen Einzahlungen erforderlich.
    Beispiel: Ein Projekt, um das freiwillige Klassenfoto für 2,-€ zu bezahlen. Die Erziehungsberechtigten wählen im Elternportal, ob sie das Foto wollen oder nicht, müssen aber nichts extra bezahlen, da das Guthaben auf dem Schülerkonto ausreicht.

    Anleitung

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

    image.png

    Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Wahlleistungsprojekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

    Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


    Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

    klassengeld.app_dashboard(HighRes Screenshot) (25).png

    Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.


    klassengeld 94 (1).png



    Registerkarte Allgemeines


    Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.

    klassengeld 6.png


    Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl


    Geben Sie auf der Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl die verschiedenen Optionen an, aus denen die Eltern wählen können. Sie können so viele Optionen wie nötig hinzufügen.

    Auswahl Wahlleistungen pro Zahler
    Als Projektleiter müssen Sie entscheiden, ob die Eltern die Möglichkeit haben, keine der Optionen zu wählen, oder ob sie sich zwingend für eine der Optionen entscheiden müssen.

    Ein paar Beispiele:
    Für einen Skiausflug bieten Sie den Verleih von Skiern, Stöcken und Helm an. Die Eltern haben die Möglichkeit, keine, eine, mehrere oder alle Optionen zu wählen. Wählen Sie: mehrere Leistungen auswählbar.
    Bei der gleichen Skifahrt haben Sie zwei verschiedene Preise für den Skilift: einen für Schüler mit einer Saisonkarte und einen für Schüler ohne Saisonkarte. Die Eltern sind verpflichtet, die eine oder andere Option zu wählen. Wählen Sie: genau eine Leistung auswählbar.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
    Sichtbar im Elternportal bis (Pflichtfeld): Frist für die Eltern, eine Auswahl zu treffen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.
    Einzelpreis: Preis pro Einheit für jede Position.
    Gesamtmenge verfügbar:     Die Grenzmenge, die für jede Position verfügbar ist.
    Max. Menge pro Person: Die maximale Anzahl, die pro Benutzer ausgewählt werden kann.
    Bereits gebuchte Menge: Die Anzahl der Einheiten, die von allen Teilnehmern des Projekts ausgewählt wurden. Die Menge wird in Echtzeit aktualisiert.
    Restmenge verfügbar: Die "Gesamtmenge verfügbar" abzüglich der "Bereits gebuchte Menge".


    Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

    Erweitern Sie die Liste auf der linken Seite und wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus. Klicken Sie auf Schließen.

    dev.klassengeld.app_paymentplan_edit_partials_287(HighRes Screenshot).png


    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Registerkarte Ausnahmen


    Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Zahler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional, wenn Sie keine Ausnahmen haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

    Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. 
    Die Liste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

    Wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus, und klicken Sie auf Schließen.

    Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.


    klassengeld.app_paymentplan_edit_exceptions_719(HighRes Screenshot).png


    Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.


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    Der neue Betrag wird orange markiert.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


    Registerkarte Zahlungsübersicht

    Die Registerkarte Zahlungsübersicht hat drei Hauptzwecke: zu prüfen, wer bezahlt hat und wie viel, Beträge für das Projekt zu reservieren oder reservierte Beträge für das Projekt freizugeben.

    Reservierungen

    Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

    Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass der Betrag nicht für andere Projekte verwendet wird, bevor Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen. Sie können diesen Schritt auch überspringen und die Schülerkonten ohne Reservierungen abbuchen.

    Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

    Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

    Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

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    Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

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    Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

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    Wer hat bezahlt und wie viel?

    Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
    Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

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    Reservierte Beträge freigeben

    Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

    Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    Group 11 (6).png



    Registerkarte Zahlerliste

    Bei der Erstellung des Projekts ist es wichtig, den Eltern mitzuteilen, dass von ihrer Seite eine Maßnahme erforderlich ist. Um ihnen die Benachrichtigung per E-Mail zu senden oder ein PDF zu erstellen, wählen Sie alle Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente.

    dev.klassengeld.app_paymentplan_edit_accounts_287(HighRes Screenshot).png


    Die Registerkarte Zahlerliste enthält eine Liste aller Projektteilnehmer sowie die Kontrollkästchen zur Auswahl der verschiedenen Optionen. Wenn ein Elternteil eine Auswahl im Elternportal trifft, wird diese Liste automatisch aktualisiert. Der Projektleiter (oder sein Stellvertreter) kann bei Bedarf ebenfalls Auswahlen treffen oder ändern. Die Änderungen werden auch in das Elternportal übernommen.

    Um die Auswahl zu bearbeiten, klicken Sie auf eine der Auswahloptionen für einen bestimmten Schüler.

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    In dem sich öffnenden Fenster können Sie die Mengen für jede Position festlegen.

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    Registerkarte Projekttransaktionen


    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


    Beträge von Schülerkonten abbuchen


    Das Projekt ist nun vollständig. Sobald der Zahlungstermin erreicht ist, können Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen.


    Feldbeschreibungen

    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.

    Registerkarte: Wahlleistungen und Zahlerauswahl

    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
    Sichtbar im Elternportal bis (Pflichtfeld): Frist für die Eltern, eine Auswahl zu treffen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

    Registerkarte: Ausnahmen

    Ausnahmen (optional): Die Zahler, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen, der höher oder niedriger sein kann.

    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Hilfe-Video

    Beschreibung: Ein Wahlleistungsprojekt wird verwendet, wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten möchten. Die Erziehungsberechtigten können einen oder mehrere Dienste im Elternportal auswählen oder auch der Projektleiter kann die Auswahl treffen oder ändern. Sobald die Erziehungsberechtigten eine Auswahl getroffen haben, können Sie die entsprechende Zahlungsanforderung versenden.
    Beispiel: Die Finanzierung eines Skiausfluges mit freiwilligen Leistungen (Verleih von Helmen, Skiern oder Stöcken). Die Erziehungsberechtigten können eine, mehrere oder keine der angebotenen Optionen wählen.


    Anleitung

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

    image.png

    Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

    Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


    Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

    klassengeld.app_paymentplans(HighRes Screenshot) (17).png


    Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

    klassengeld 99 (1).png


    Registerkarte Allgemeines


    Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Projektname     (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


    klassengeld 6 (1).png


    Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl


    Geben Sie auf der Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl die verschiedenen Optionen an, aus denen die Eltern wählen können. Sie können so viele Optionen wie nötig hinzufügen.

    Auswahl Wahlleistungen pro Zahler
    Als Projektleiter müssen Sie entscheiden, ob die Eltern die Möglichkeit haben, keine der Optionen zu wählen, oder ob sie sich zwingend für eine der Optionen entscheiden müssen.

    Ein paar Beispiele:
    Für einen Skiausflug bieten Sie den Verleih von Skiern, Stöcken und Helm an. Die Eltern haben die Möglichkeit, keine, eine, mehrere oder alle Optionen zu wählen. Wählen Sie: mehrere Leistungen auswählbar.
    Bei der gleichen Skifahrt haben Sie zwei verschiedene Preise für den Skilift: einen für Schüler mit einer Saisonkarte und einen für Schüler ohne Saisonkarte. Die Eltern sind verpflichtet, die eine oder andere Option zu wählen. Wählen Sie: genau eine Leistung auswählbar.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten.
    Sichtbar im Elternportal bis (Pflichtfeld): Frist für die Eltern, eine Auswahl zu treffen. Das Datum sollte vor der Zahlungsfrist liegen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.
    Einzelpreis: Preis pro Einheit für jede Position.
    Gesamtmenge verfügbar:     Die Grenzmenge, die für jede Position verfügbar ist.
    Max. Menge pro Person: Die maximale Anzahl, die pro Benutzer ausgewählt werden kann.
    Bereits gebuchte Menge: Die Anzahl der Einheiten, die von allen Teilnehmern des Projekts ausgewählt wurden. Die Menge wird in Echtzeit aktualisiert.
    Restmenge verfügbar: Die "Gesamtmenge verfügbar" abzüglich der "Bereits gebuchte Menge".


    Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

    Erweitern Sie die Liste auf der linken Seite und wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus. Klicken Sie auf Schließen.

    klassengeld 12.png


    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


    Registerkarte Ausnahmen


    Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Zahler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional, wenn Sie keine Ausnahmen haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

    Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten. 
    Die Liste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

    Wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus, und klicken Sie auf Schließen.

    Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.



    Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.


    Group 16 (10).png


    Der neue Betrag wird orange markiert.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


    Registerkarte Zahlungsübersicht


    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.

    Die Registerkarte Zahlungsübersicht dient mehreren Zwecken:


    Reservierungen

    Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

    Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird die Zahlungsanforderung nur für die Differenz zwischen dem reservierten Betrag und dem angeforderten Betrag gesendet.

    Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

    Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

    Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

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    Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

    Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

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    Wenn Sie den Gesamtbetrag des Projekts für einen Schüler reservieren, wird keine Zahlungsanforderung generiert, da das Projekt vollständig mit dem verfügbaren Guthaben auf dem Schülerkonto abgedeckt ist.


    Wer hat bezahlt und wie viel?

    Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
    Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

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    Für alle Projekte mit Zahlungsanforderung werden Überweisungen mit dem korrekten Verwendungszweck automatisch für das entsprechende Projekt reserviert. Nur nicht zugeordnete Überweisungen müssen manuell dem Projekt zugeordnet werden.


    Reservierte Beträge freigeben

    Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

    Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Versand von Zahlungserinnerungen

    Um eine Zahlungserinnerung direkt von einem Projekt aus zu versenden, muss der Betrag zunächst von den Schülerkonten abgebucht werden. (Abbuchung eines Betrags von den Schülerkonten)

    Bevor Sie die Zahlungserinnerung verschicken, könnten Sie überprüfen, ob die Schüler, die noch einen ausstehenden Betrag haben, Guthaben auf ihren Schülerkonten haben, das für das Projekt verwendet werden könnte.

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    Falls Sie zusätzliche Beträge für das Projekt reservieren möchten, klicken Sie auf [Umbuchung (nachträglich)].
    Wenn Sie den verfügbaren Betrag nicht für das aktuelle Projekt verwenden möchten, können Sie ihn auf dem Schülerkonto belassen und die Zahlungserinnerung für den gesamten ausstehenden Betrag senden.

    Selektieren Sie alle Schüler, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente aus.

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    Wählen Sie aus, ob Sie eine PDF-Datei generieren oder eine E-Mail versenden möchten.
    Eine Kopie der E-Mail wird auf der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung unter der Spalte Dokumente angezeigt.

    Alle Überweisungen, die den richtigen Verwendungszweck haben, werden automatisch dem Projekt zugeordnet, auch nachdem der Projektbetrag abgebucht wurde.


    Überreservierte Beträge freigeben

    Wenn die reservierten Beträge aufgrund von Überzahlungen oder Änderungen des Projektbetrags den angeforderten Betrag überschreiten, ist es möglich, diese Reservierungen freizugeben, sodass das Geld für andere Projekte zur Verfügung steht.

    Nachdem der Projektbetrag von den Schülerkonten abgebucht wurde, wählen Sie die entsprechenden Schüler aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen

    Die Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen enthält eine Liste aller Projektteilnehmer sowie die Kontrollkästchen zur Auswahl der verschiedenen Optionen. Wenn ein Elternteil eine Auswahl im Elternportal trifft, wird diese Liste automatisch aktualisiert. Der Projektleiter (oder sein Stellvertreter) kann bei Bedarf ebenfalls Auswahlen treffen oder ändern. Die Änderungen werden auch in das Elternportal übernommen.


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    Vergessen Sie nicht, die Erziehungsberechtigten darüber zu informieren, dass sie eine Auswahl treffen müssen. Wählen Sie dazu alle Teilnehmer aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente. Sie können entweder eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail versenden.

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    Wenn die Eltern im Elternportal eine Auswahl treffen, haben sie die Möglichkeit, gleichzeitig die Zahlungsanforderung herunterzuladen.

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    Sobald die Frist für die Auswahl erreicht ist, können die Erziehungsberechtigten keine Änderungen mehr über das Elternportal vornehmen. Sie können nun die Zahlungsaufforderung senden.

    Wählen Sie die Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und selektieren Sie Dokumente. Sie können entweder eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail versenden.


    klassengeld.app_paymentplan_edit_accounts_720(HighRes Screenshot) (3).png



    Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDFs geöffnet. 
    Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Dies ist eine Kopie jeder gesendeten E-Mail. Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mails zu öffnen. Das heißt, wenn ein Schüler beispielsweise zwei registrierte E-Mail-Adressen hat, werden zwei Umschläge angezeigt.


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    klassengeld.app_paymentplan_edit_accounts_720(HighRes Screenshot) (5).png



    Registerkarte Projekttransaktionen


    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


    Beträge von Schülerkonten abbuchen


    Das Projekt ist nun vollständig. Sobald der Zahlungstermin erreicht ist, können Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen.


    Feldbeschreibungen


    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


    Registerkarte: Wahlleistungen und Zahlerauswahl

    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten.
    Sichtbar im Elternportal bis (Pflichtfeld): Frist für die Eltern, eine Auswahl zu treffen. Das Datum sollte vor der Zahlungsfrist liegen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

    Registerkarte: Zahlungsübersicht

    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.

    Registerkarte: Ausnahmen

    Ausnahmen (optional): Die Zahler, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen, der höher oder niedriger sein kann.

    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Einzelbeträge

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Hilfe-Video

    Beschreibung: Jeder Teilnehmer zahlt einen anderen Betrag. Wenn der Saldo des Schülerkontos ausreicht, ist es nicht notwendig, eine Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten zu senden.
    Beispiel: Zahlung von Bücherschäden am Ende des Schuljahres.


    Anleitung

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

    image.png

    Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Einzelbeträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

    Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


    Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

    klassengeld.app_paymentplans(HighRes Screenshot) (19).png

    Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

    klassengeld 108.png


    Registerkarte Allgemeines

    Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.


    klassengeld 6 (3).png


    Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl

    Auf der Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl legen Sie den Betrag fest, der von jedem der Projektteilnehmer abgebucht werden soll.

    Wählen Sie zunächst die Zahler aus. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

    klassengeld.app_paymentplan_edit_partials_157(HighRes Screenshot).png

    Klicken Sie auf Speichern, um die Zahlerliste in der rechten Box anzuzeigen.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Beschreibung (optional): Eine kurze Erklärung.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.


    Ändern Sie die Beschreibung, falls gewünscht, und legen Sie einen Betrag für jeden Zahler fest. Setzen Sie auch eine Zahlungsfrist.


    Group 16 (8).png


    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Registerkarte Zahlungsübersicht

    Die Registerkarte Zahlungsübersicht hat drei Hauptzwecke: zu prüfen, wer bezahlt hat und wie viel, Beträge für das Projekt zu reservieren oder reservierte Beträge für das Projekt freizugeben.

    Reservierungen

    Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

    Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird sichergestellt, dass der Betrag nicht für andere Projekte verwendet wird, bevor Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen. Sie können diesen Schritt auch überspringen und die Schülerkonten ohne Reservierungen abbuchen.

    Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

    Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

    Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

    klassengeld 1 (12).png

    Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    klassengeld 1 (13).png

    Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

    klassengeld 1 (14).png

    Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

    Group 16 (9).png


    Wer hat bezahlt und wie viel?

    Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
    Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

    klassengeld 1 (15).png


    Reservierte Beträge freigeben

    Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

    Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    Group 11 (6).png



    Registerkarte Zahlerliste


    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Name    : Nachname und Vorname des Schülers.
    Bezeichnung: Die Bezeichnung ist auf der vorherigen Registerkarte angegeben.
    Einzelbetrag: Auf der vorherigen Registerkarte festgelegt.


    Registerkarte Projekttransaktionen


    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


    Beträge von Schülerkonten abbuchen


    Das Projekt ist nun vollständig. Sobald der Zahlungstermin erreicht ist, können Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen.


    Feldbeschreibungen


    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen.
    Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.

    Registerkarte: Einzelbeträge und Zahlerauswahl

    Beschreibung (optional): Eine kurze Erklärung.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

    Registerkarte: Zahlerliste

    Name: Nachname und Vorname des Schülers.
    Bezeichnung: Die Bezeichnung ist auf der Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl angegeben.
    Einzelbetrag: Auf der Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl festgelegt.

    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Einzelbeträge mit Zahlungsanforderung

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Hilfe-Video

    Beschreibung: Jeder Teilnehmer zahlt einen anderen Betrag. Die Erziehungsberechtigten müssen für dieses Projekt extra einzahlen, deshalb müssen Sie eine Zahlungsanforderung versenden.
    Beispiel: Schäden an geliehenen Tablets.


    Anleitung

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

    image.png

    Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Einzelbeträge mit Zahlungsanforderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

    Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


    Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

    klassengeld.app_dashboard(HighRes Screenshot) (18).png

    Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

    klassengeld 113.png


    Registerkarte Allgemeines

    Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Projektname (Pflichtfeld):     Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp:     Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar.     Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional):     Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter:     Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional):     Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional):     Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


    klassengeld 6 (4).png


    Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl


    Auf der Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl legen Sie den Betrag fest, der von jedem der Projektteilnehmer abgebucht werden soll.

    Wählen Sie zunächst die Zahler aus. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

    klassengeld.app_paymentplan_edit_partials_722(HighRes Screenshot).png

    Klicken Sie auf Speichern, um die Zahlerliste in der rechten Box anzuzeigen.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Beschreibung (optional): Eine kurze Erklärung.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld):  Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. 
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.


    Ändern Sie die Beschreibung, falls gewünscht, und legen Sie einen Betrag für jeden Zahler fest. Setzen Sie auch eine Zahlungsfrist.

    klassengeld 1 (25).png


    Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


    Registerkarte Zahlungsübersicht

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.

    Die Registerkarte Zahlungsübersicht dient mehreren Zwecken:

    Reservierungen

    Eine ausführlichere Erklärung zu Reservierungen finden Sie hier.

    Prüfen Sie in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto, ob Beträge verfügbar sind, die Sie für Ihr Projekt blockieren können. Dadurch wird die Zahlungsanforderung nur für die Differenz zwischen dem reservierten Betrag und dem angeforderten Betrag gesendet.

    Sie können Beträge für mehrere Schüler gleichzeitig oder für einzelne Schüler reservieren.

    Für einen einzelnen Schüler klicken Sie auf [Umbuchung] auf der rechten Seite.

    Geben Sie ein, wie viel von dem verfügbaren Betrag Sie für dieses Projekt blockieren möchten. Sie können maximal den angeforderten Betrag (Betrag laut Zahlungsplan) reservieren.

    klassengeld 1 (26).png

    Für alle oder mehrere Schüler markieren Sie die entsprechenden Kästchen und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    klassengeld 1 (27).png

    Der angeforderte Betrag wird für alle Teilnehmer reserviert.

    Die reservierten Beträge werden unter Reservierter Betrag für dieses Projekt angezeigt. Der Betrag in der Spalte Verfügbar im Schülerkonto wird entsprechend angepasst.

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    Wenn Sie den Gesamtbetrag des Projekts für einen Schüler reservieren, wird keine Zahlungsanforderung generiert, da das Projekt vollständig mit dem verfügbaren Guthaben auf dem Schülerkonto abgedeckt ist.


    Wer hat bezahlt und wie viel?

    Der rot/grüne Balken zeigt an, wie viel Prozent des Projekts bereits abgedeckt ist.
    Sie wird aus dem angeforderten Gesamtbetrag und den reservierten Beträgen berechnet.

    klassengeld 1 (28).png

    Für alle Projekte mit Zahlungsanforderung werden Überweisungen mit dem korrekten Verwendungszweck automatisch für das entsprechende Projekt reserviert. Nur nicht zugeordnete Überweisungen müssen manuell dem Projekt zugeordnet werden.


    Reservierte Beträge freigeben

    Wenn sich der Projektbetrag ändert oder ein Schüler nicht mehr am Projekt teilnimmt, ist es möglich, die reservierten Beträge freizugeben.

    Wählen Sie die Schüler aus, für die der Betrag freigegeben werden soll, und klicken Sie auf weitere Aktionen.

    klassengeld 1 (29).png


    Versand von Zahlungserinnerungen

    Um eine Zahlungserinnerung direkt von einem Projekt aus zu versenden, muss der Betrag zunächst von den Schülerkonten abgebucht werden. (Abbuchung eines Betrags von den Schülerkonten)

    Bevor Sie die Zahlungserinnerung verschicken, könnten Sie überprüfen, ob die Schüler, die noch einen ausstehenden Betrag haben, Guthaben auf ihren Schülerkonten haben, das für das Projekt verwendet werden könnte.

    Group 16 (16).png

    Falls Sie zusätzliche Beträge für das Projekt reservieren möchten, klicken Sie auf [Umbuchung (nachträglich)].
    Wenn Sie den verfügbaren Betrag nicht für das aktuelle Projekt verwenden möchten, können Sie ihn auf dem Schülerkonto belassen und die Zahlungserinnerung für den gesamten ausstehenden Betrag senden.

    Selektieren Sie alle Schüler, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente aus.

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    Wählen Sie aus, ob Sie eine PDF-Datei generieren oder eine E-Mail versenden möchten.
    Eine Kopie der E-Mail wird auf der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung unter der Spalte Dokumente angezeigt.

    Alle Überweisungen, die den richtigen Verwendungszweck haben, werden automatisch dem Projekt zugeordnet, auch nachdem der Projektbetrag abgebucht wurde.


    Überreservierte Beträge freigeben

    Wenn die reservierten Beträge aufgrund von Überzahlungen oder Änderungen des Projektbetrags den angeforderten Betrag überschreiten, ist es möglich, diese Reservierungen freizugeben, sodass das Geld für andere Projekte zur Verfügung steht.

    Nachdem der Projektbetrag von den Schülerkonten abgebucht wurde, wählen Sie die entsprechenden Schüler aus und klicken Sie auf weitere Aktionen.

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    Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung

    Sie können nun die Zahlungsanforderung an die Erziehungsberechtigten senden. In der Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen können Sie entweder die Zahlungsanforderung als PDF-Dokument erstellen oder eine E-Mail an die registrierten Erziehungsberechtigten schicken.

    Erläuterung der einzelnen Felder:
    Name: Nachname und Vorname des Schülers.
    Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
    Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
    Bezeichnung: Die Bezeichnung ist auf der vorherigen Registerkarte angegeben.
    Einzelbetrag: Auf der vorherigen Registerkarte festgelegt.



    Wählen Sie einfach einen oder mehrere Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente.

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    Wählen Sie PDF oder E-Mail und klicken Sie auf Ausführen.

    klassengeld.app_paymentplan_edit_accounts_722(HighRes Screenshot) (1).png



    Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDFs geöffnet. 
    Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Dies ist eine Kopie jeder gesendeten E-Mail. Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mails zu öffnen. Das heißt, wenn ein Schüler beispielsweise zwei registrierte E-Mail-Adressen hat, werden zwei Umschläge angezeigt.


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    klassengeld.app_paymentplan_edit_accounts_722(HighRes Screenshot) (3).png



    Registerkarte Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Feldbeschreibungen


    Registerkarte: Allgemeines

    Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
    Projekttyp:     Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt archivieren und ein neues Projekt erstellen.
    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
    Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar.     Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
    Zusatzinfo zum Projekt (optional):     Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
    Projektleiter:     Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen und bearbeiten.
    Stellvertreter (optional):     Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
    Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional):     Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.


    Registerkarte Einzelbeträge und Zahlerauswahl

    Beschreibung (optional): Eine kurze Erklärung.
    Betrag (Pflichtfeld): Der Betrag, der dem Schülerkonto abgebucht wird.
    Zahlungsfrist (Pflichtfeld):  Zahlungstermin für die Erziehungsberechtigten. 
    Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.


    Registerkarte: Zahlungsübersicht

    Betrag laug Zahlungsplan: Der Gesamtbetrag, den der Schüler für das Projekt zahlen muss.
    Reservierter Betrag für dieses Projekt: Der Betrag, der für dieses Projekt und diesen Schüler reserviert wurde. 
    Reservierte Beträge für andere Projekte: Nur zur Information.
    Verfügbar im Schülerkonto: Der Saldo des Schülerkontos abzüglich aller reservierten Beträge. Dieser Saldo kann für beliebige Projekte verwendet werden.


    Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderung

    Name: Nachname und Vorname des Schülers.
    Komm.-Kanäle: Die E-Mail-Adressen, die die Erziehungsberechtigten angeben, um Mitteilungen von Klassengeld zu erhalten. Es kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen für jeden Schüler geben.
    Dokumente: Wenn ein Dokument (z. B. die Zahlungsanforderung) per E-Mail an die Erziehungsberechtigten gesendet wird, erscheint in dieser Spalte ein Umschlagsymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird eine Kopie der gesendeten E-Mail geöffnet. Wenn für den Schüler mehrere E-Mails als Kommunikationskanal registriert sind, wird für jede gesendete E-Mail ein Symbol angezeigt.
    Bezeichnung: Die Bezeichnung ist auf der vorherigen Registerkarte angegeben.
    Einzelbetrag: Auf der vorherigen Registerkarte festgelegt.


    Registerkarte: Projekttransaktionen

    Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.

    Projekttypen

    Projekttyp: Abrechnungsprojekt

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Beschreibung: Ein Abrechnungsprojekt ist ein Projekt ohne Zahlende und dient einer einfachen Abrechnung von allgemeinen Schulprojekten.

    1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.

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    2. Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Abrechnungsprojekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

      Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.


      Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.

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    3. Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.

      klassengeld 118.png



    4. Registerkarte Allgemeines

      Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.


      Erläuterung der einzelnen Felder:
      Projektname       (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
      Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
      Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.
      Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen.
      Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.



    5. Registerkarte Projekttransaktionen
      Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.


    Projektübersicht

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Projekttypen:

    Kategorie (optional): Kategorien erstellen automatisch Ordner in der Projektliste auf der linken Seite und ermöglichen die Gruppierung von Projekten.

    Gesperrt: Das Projekt ist schreibgeschützt.

    Abgebucht: Der Projektbetrag wurde von den Schülerkonten abgezogen. Jeder Balken steht für eine Position im Projekt.
    Grüne Balken sind bereits abgebucht, graue Balken sind noch offen.

    Saldo Projekt: Zahlungseingänge minus Zahlungsausgänge des Projekts.

    Angef. Gesamtbetrag (Angeforderter Gesamtbetrag): Der Gesamtbetrag, der voraussichtlich für ein Projekt gesammelt wird.

    Zahlungsfrist: Das den Erziehungsberechtigten mitgeteilte Fälligkeitsdatum.

    Zahler: Anzahl der Projektteilnehmer.

    Projektleiter: Für das Projekt verantwortliche Person.

    Geändert: Zeitpunkt der letzten Änderung.

    Ein Projekt sperren und entsperren

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Das Sperren eines Projekts hat den einzigen Zweck: Schreibschutz.

    1. Öffnen Sie das Projekt.
    2. Klicken Sie auf Projekt sperren.

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    3. Um das Projekt zu entsperren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Projekt entsperren.

      Wenn Sie ein Projekt entsperren, werden alle auf das Projekt gebuchten Beträge gelöscht. Sie können sie jedoch leicht wiederherstellen. Auf diese Weise vermeiden Sie doppelte Abbuchungen.


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    Projektbetrag abbuchen


    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Abbuchung bedeutet, dass der Projektbetrag vom Konto des Schülers oder Lehrers abgezogen wird.

    Ein Projekt muss zuvor gesperrt werden, um die Beträge von den Konten abbuchen zu können.

    Abbuchung des Projektbetrags im Projekt
    1. Projekt sperren
      Wenn das Projekt nicht gesperrt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt sperren.

      Group 16 (21).png



    2. Nach dem Sperren wird die Schaltfläche Abbuchen angezeigt.

      Jede Projektposition kann einzeln oder alle zusammen abgebucht werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbuchen, um die Dropdown-Liste mit allen Positionen zu erweitern, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Pos. abbuchen.

      Group 16 (22).png



    3. Die Beträge wurden abgebucht, wenn:
      1) die Schaltfläche auf Abb. löschen (Abbuchung löschen) wechselt.
      2) sich der Saldo des Projekts änderte.

    4. Müssen Sie Änderungen an dem Projekt vornehmen?
      Keine Sorge, lesen Sie hier, wie Sie die Abbuchungen löschen können.

    Abbuchungen löschen

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Wenn die Projektbeträge bereits von den Schüler- oder Lehrerkonten abgebucht wurden und Sie das Projekt nachträglich bearbeiten möchten, müssen Sie zuerst die Abbuchungen löschen.

    1. Öffnen Sie das Projekt.

    2. Es gibt zwei Möglichkeiten, Projektabbuchungen zu löschen:

        a) Wenn Sie alle Abbuchungen löschen möchten, können Sie das Projekt entsperren.

    Group 16 (23).png



    b) Wenn Sie die Abbuchungen eines einzelnen Postens löschen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abb. löschen. Die Liste der abgebuchten Positionen wird erweitert. Wählen Sie den gewünschten Posten und klicken Sie auf Abb. löschen.

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    Projekttransaktionen

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Projekttransaktionen dokumentieren den Geldfluss eines Projekts.

    Projekttransaktionen ermöglichen dem Projektleiter eine bessere Kontrolle über die Geldflüsse des Projekts. Es ist jedoch nicht zwingend erforderlich, alle Zahlungsein- und -ausgänge zu dokumentieren. Jede Schule und jeder Projektleiter muss entscheiden, welches Maß an Kontrolle sie für jedes Projekt erreichen wollen.

    Die einzigen automatischen Transaktionen sind vom Typ Transfer in Projekt, alle anderen müssen manuell erstellt werden.


    Erläuterung der Projekttransaktionen
    Einnahmen
    Transfer in Projekt Diese Transaktionen werden automatisch erstellt, wenn die Beträge von Schüler- oder Lehrerkonten abgebucht werden. Beim Löschen der Abbuchungen werden auch diese Transaktionen automatisch gelöscht.
    Startguthaben Projekt Anfangssaldo eines Projekts.
    Transfer aus einem anderen Projektkonto Alle Beträge, die aus einem anderen Projekt in Klassengeld stammen.
    Bareinzahlung Alle Beträge in bar, die aus externen Quellen eingezahlt werden.
    Zum Beispiel: Kuchenbasar, Tombola, o.ä.
    Für Schüler-Bareinzahlungen siehe hier.
    Einzahlung per Banküberweisung (manuelle Erfassung) Banküberweisungen, die manuell dokumentiert werden müssen. Ein Beispiel wäre eine Überweisung auf ein anderes Schulkonto als das, das in Klassengeld eingerichtet wurde.
    Ausgaben
    Transfer in ein anderes Projektkonto Wenn am Ende des Projekts noch ein Restbetrag übrig ist, können Sie diesen auf ein anderes Projekt übertragen. Beispiel: Rundungsdifferenzen.
    Barauszahlung Alle ausgehenden Zahlungen in bar.
    Auszahlung per Banküberweisung Zahlungen per Überweisung können erstellt werden, um einen Zahlungsausgang manuell zu dokumentieren oder um einen Zahlungsauftrag zu erstellen, der an Ihr Online-Banking übertragen wird.
    Erstellung von Projekttransaktionen
    1. Öffnen Sie das Projekt.
    2. Gehen Sie auf die Registerkarte Projekttransaktionen.
    3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Transaktion.
    4. Wählen Sie die Art der Transaktion aus, die Sie erstellen möchten, und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

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    Löschen von Projekttransaktionen

    Alle manuell erstellten Transaktionen können leicht gelöscht werden.

    Wenn Sie auf der rechten Seite ein Hamburger-Menü sehen, bedeutet das, dass es sich um eine manuelle Transaktion handelt.
    Öffnen Sie einfach das Menü und wählen Sie die Option Transaktion löschen. Der Saldo des Projekts wird automatisch neu berechnet.

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    Wenn Sie eine Einzahlung per Überweisung oder Auszahlung per Banküberweisung löschen möchten, müssen Sie die Transaktion in zwei Schritten löschen. Zuerst entfernen Sie die Zuordnung, indem Sie auf das Hamburger Menü klicken und Zuordnung löschen wählen. Dann gehen Sie zu Finanzen und Banking, wo Sie die Transaktion löschen können.

    Eine Auszahlung per Banküberweisung kann nicht gelöscht werden, wenn sie bereits im Online-Banking übermittelt wurde.

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    Auszahlung per Banküberweisung (Zahlungsaufträge)

    Wer kann diese Funktion nutzen?


    Mit der Transaktionsart Auszahlung per Banküberweisung ist es möglich, eine ausgehende Überweisung zu dokumentieren oder einen Zahlungsauftrag zu erstellen, der an Ihr Online-Banking übermittelt wird.

    1. Öffnen Sie das Projekt.
    2. Gehen Sie auf die Registerkarte Projekttransaktionen.
    3. Klicken Sie auf Neue Transaktion.

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    4. Wählen Sie Auszahlung per Banküberweisung und klicken Sie auf Weiter.

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    5. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
      Betrag (Pflichtfeld): An den Zahlungsempfänger zu zahlender Betrag.
      Zahlungsempfänger (Pflichtfeld): Sie können entweder einen vorhandenen Zahlungsempfänger aus der Zahlungsempfängerliste auswählen oder den Namen, die Bank und die IBAN des Zahlungsempfängers eingeben. Markieren Sie das Kästchen als neuer Zahlungsempfänger speichern, wenn Sie den Zahlungsempfänger speichern möchten.
      Verwendungszweck (Pflichtfeld): Alle Informationen, die der Zahlungsempfänger benötigt, um Ihre Zahlung zu identifizieren.
      Zahlungsdatum (Pflichtfeld): Das aktuelle Datum wird als Standard angezeigt.
      Beschreibung (optional): Diese Informationen sind für den Admin während des Genehmigungsschritts des Zahlungsauftrags sichtbar.
      Zahlungsauftrag generieren?: Wenn Sie nur eine Auszahlung per Überweisung dokumentieren wollen, wählen Sie Nein, wenn Sie einen Zahlungsauftrag erstellen wollen, der an Ihr Online-Banking übermittelt wird, klicken Sie auf Ja. Der Zahlungsauftrag landet beim Admin, der ihn dann genehmigen muss.


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    6. Klicken Sie auf Speichern, um die Transaktion zu erstellen.
    7. Wenn Sie einen Zahlungsauftrag erstellt haben, sehen Sie dessen Status auf der rechten Seite.
      Es gibt vier verschiedene Stati:
      roter Punkt: Zahlungsauftrag beantragt
      orangefarbener Punkt: Zahlungsauftrag genehmigt
      Grüner Punkt: Zahlungsauftrag ins Online-Banking übertragen
      Grünes Häkchen: Zahlungsauftrag ausgeführt

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    Eine Auszahlung per Banküberweisung kann nicht gelöscht werden, wenn sie bereits an Ihr Online-Banking überwiesen wurde.

    Ein Projekt archivieren

    Wer kann diese Funktion nutzen?


    Ein archiviertes Projekt kann weiterhin bearbeitet oder wiederhergestellt werden. Die einzige Funktion besteht darin,
    die Länge der Projektliste in der Übersicht zu verringern.


    1. Öffnen Sie die Projektübersicht.

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    2. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite des Projekts, welches Sie archivieren möchten.


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    3. Wählen Sie Ins Archiv aus der Dropdown-Liste.

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    4. Mit dem ersten archivierten Projekt wird automatisch ein Archiv-Ordner unter "Projekte" angelegt.

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    Ein archiviertes Projekt wiederherstellen

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    1. Klicken Sie auf den Archivordner unter Projekte.

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    2. Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite des Projekts, das Sie wiederherstellen möchten. Wählen Sie Archivierung aufheben.

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    Ein Projekt löschen

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Nur Admin-Benutzer können Projekte löschen.

    Um ein Projekt zu löschen, gehen Sie zur Projekte>Übersicht.

    Klicken Sie auf das Hamburger-Menü auf der rechten Seite und wählen Sie Löschen.

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    Um ein Projekt zu löschen, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
    - Keine Projektteilnehmer
    - Keine Projekttransaktionen

    Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, wird Klassengeld einen Hinweis anzeigen.

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    Reservierungen

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    Reservierungen in Klassengeld sind eine nützliche Funktion, um verschiedene Zwecke zu erfüllen:

    1. Blockieren von Beträgen: Reservierungen ermöglichen es, bestimmte Beträge zu sperren, sodass sie nicht für andere Projekte verwendet werden können. Dies gewährleistet, dass das Geld für einen bestimmten Zweck reserviert bleibt.

    2. Überprüfung des Zahlungsstatus von Projekten: Durch Reservierungen können Sie den Zahlungsstatus von Projekten überprüfen. Sie können sehen, ob Zahlungen eingegangen sind oder ob noch Zahlungen ausstehen.

    3. Direktes Versenden von Zahlungserinnerungen aus einem Projekt: Reservierungen ermöglichen es Ihnen, Zahlungserinnerungen direkt aus einem Projekt heraus zu senden. Dadurch können Sie den Zahlungsprozess vereinfachen und beschleunigen.

    4. Zuweisung von BuT-Leistungen an den richtigen Schüler und das richtige Projekt: Reservierungen helfen dabei, Zahlungen für finanzielle Unterstützung (BuT-Leistungen) korrekt einem bestimmten Schüler und Projekt zuzuordnen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Gelder denjenigen zugutekommen, die sie benötigen.

    5. Verhindern des Versendens von Zahlungsanforderungen an Schüler, die ausreichend Guthaben auf ihrem Konto haben: Reservierungen ermöglichen es, dass Zahlungsanfoderungen nicht an Schüler gesendet werden, die bereits über ausreichend Guthaben auf ihrem Konto verfügen. Dies hilft, unnötige Zahlungsaufforderungen zu vermeiden und den Zahlungsprozess effizienter zu gestalten.

    Mit Reservierungen in Klassengeld haben Sie die Kontrolle über den Zahlungsprozess und können die Finanzverwaltung in Ihrem Projekt effektiv und bequem durchführen.

    Anwendungsfälle

    Lassen Sie uns zwei Beispiele betrachten, die verdeutlichen, wie Reservierungen in realen Szenarien funktionieren.

    Beispiel 1: Vorauszahlung für Mehrfachausgaben

    Stellen Sie sich vor, Sie möchten von den Eltern Geld als Vorauszahlung für verschiedene Ausgaben sammeln, wie den Kauf eines Mathebuchs, die Bezahlung von Versicherungsgebühren und die Deckung der Kopierkosten. Gehen Sie wie folgt vor:

    1. Erstellen Sie ein Projekt zur Aufladung der Schülerkonten
      Erstellen Sie zunächst ein Projekt, das darauf abzielt, die Schülerkonten mit der gesammelten Vorauszahlung aufzufüllen.

    2. Erstellen Sie drei Projekte (ohne Zahlungsanforderung)
      Erstellen Sie dann drei Projekte für die genannten spezifischen Ausgaben: eines für den Kauf des Mathebuchs, eines für Versicherungsgebühren und ein weiteres für Kopierkosten.

    3. Reservieren Sie Beträge für jedes Projekt
      Reservieren Sie dann die jeweiligen Beträge für jedes Projekt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Gelder ausschließlich für ihre vorgesehenen Zwecke reserviert sind. Reservierungen sind nicht zwingend erforderlich, da Sie die Konten auch ohne Reservierung belasten können. Klassengeld zieht die Beträge einfach vom verfügbaren Guthaben auf den Schülerkonten ab.

    4. Abbuchung von den Schülerkonten
      Sobald der Zahlungstermin für Ihre Projekte erreicht ist, können Sie die Projektbeträge von den Schülerkonten abbuchen.

    Beispiel 2: Projekt mit Zahlungsanforderung

    In diesem Beispiel erstellen Sie ein Projekt, bei dem die Eltern eine Zahlung für eine Klassenfahrt leisten müssen.

    1. Erstellen Sie ein Projekt mit Zahlungsanforderung

    2. Senden Sie die Zahlungsanforderung
      Prüfen Sie zunächst, ob die Schüler über ausreichendes Guthaben verfügen, um den gesamten oder teilweisen Projektbetrag abzudecken. Wenn ein Schüler über ausreichendes Guthaben verfügt und Sie entscheiden, es zu verwenden, erhalten die Eltern keine Zahlungsanforderung. Alle anderen Teilnehmer erhalten die Zahlungsanforderung wie gewohnt.

    3. Reservierungen erfolgen automatisch
      Wenn die Eltern Zahlungen mit dem richtigen Verwendungszweck leisten, reserviert Klassengeld automatisch diese Gelder für das zugehörige Projekt. Dies entfällt die Notwendigkeit manueller Reservierungen, da das Programm die Zahlungen erkennt und entsprechend zuordnet.

    4. Abbuchung von den Schülerkonten
      Sobald der Zahlungstermin für Ihre Projekte erreicht ist, können Sie die Projektbeträge von den Schülerkonten abbuchen.

    5. Zahlungserinnerungen senden
      Nachdem Sie die Konten belastet haben, können Sie direkt aus dem Projekt heraus eine Zahlungserinnerung erstellen. Alle Zahlungen, die nach der Abbuchung des Projekts erfolgen, werden weiterhin automatisch dem Projekt zugeordnet.

    Projekt-Kategorien

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Projekt-Kategorien wurden entwickelt, um die Gruppierung von Projekten zu ermöglichen. 
    Kategorien erstellen Ordner unter Projekte im Menü auf der linken Seite.

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    Kategorien werden auf Schulebene erstellt, so dass alle Benutzer Kategorien sehen und bearbeiten können.


    Erstellung neuer Kategorien

    Wenn Sie einem Projekt eine neue Kategorie zuweisen, wird diese Kategorie automatisch erstellt.

    Geben Sie einfach den Namen in das Feld Kategorie auf der Registerkarte Allgemeines eines Projekts ein.

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    Zuweisung einer Kategorie zu einem Projekt

    Um ein Projekt zu einer bestehenden Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die entsprechende Kategorie.

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    Sie können auch zur Projektübersicht gehen, das Menü auf der rechten Seite öffnen und Kategorie editieren auswählen.

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    Bearbeitung von Kategorien

    Sie können die Kategorie direkt auf der Registerkarte Allgemeines des Projekts ändern.


    Löschung von Kategorien

    Kategorien werden automatisch gelöscht, wenn es keine Projekte gibt, die dieser Kategorie zugeordnet sind.