Projekttyp: Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung

Wer kann diese Funktion nutzen?

Admin-Benutzer
Lehrkräfte

Beschreibung: Ein Wahlleistungsprojekt wird verwendet, wenn Sie zusätzliche Leistungen anbieten möchten. Die Erziehungsberechtigten können einen oder mehrere Dienste im Elternportal auswählen oder auch der Projektleiter kann die Auswahl treffen oder ändern. Sobald die Erziehungsberechtigten eine Auswahl getroffen haben, müssen Sie die entsprechende Zahlungsanforderung versenden.
Beispiel: Die Finanzierung eines Skiausfluges mit freiwilligen Leistungen (Verleih von Helmen, Skiern oder Stöcken). Die Erziehungsberechtigten können eine, mehrere oder keine der angebotenen Optionen wählen.

Anleitung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Projekt erstellen, die Sie im Dashboard oder in der Projektübersicht finden.
Geben Sie dem Projekt einen Namen, wählen Sie als Projekttyp Wahlleistungsprojekt mit Zahlungsanforderung und klicken Sie auf die Schaltfläche Projekt erstellen.

Der Name ist für die Eltern sichtbar. Wir empfehlen daher einen beschreibenden und verständlichen Namen.

Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Projekttyp Sie verwenden sollen, können Sie jederzeit den Ratgeber einsehen.
Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, landen Sie in der Projektübersicht, wo das neue Projekt orange markiert ist. Klicken Sie auf den Namen, um es zu öffnen.
Registerkarte Allgemeines

Geben Sie die erforderlichen Informationen auf der Registerkarte Allgemeines ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.

Erläuterung der einzelnen Felder:
Projektname (Pflichtfeld): Der Projektname kann hier bei Bedarf jederzeit geändert werden.
Projekttyp: Nach der Erstellung des Projekts kann der Projekttyp nicht mehr geändert werden. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, müssen Sie das Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.
Interne Notiz (optional): Für Erziehungsberechtigte nicht sichtbar. Interne Notizen sind in der Projektübersicht sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol neben dem Projektnamen bewegen.
Zusatzinfo zum Projekt (optional): Sie können ein oder mehrere Dokumente jeglicher Art hochladen. Das kann zum Beispiel eine Karte, eine Packliste oder ein Veranstaltungsprogramm sein. Diese sind für die Erziehungsberechtigten im Elternportal sichtbar.
Projektleiter: Verantwortliche Person für das Projekt. Lehrkräfte dürfen keine Projekte für andere Kollegen erstellen. Die Lehrkräfte können nur ihre eigenen Projekte oder die Projekte, für die sie stellvertretend verantwortlich sind, sehen.
Stellvertreter (optional): Der Stellvertreter kann alles im Projekt bearbeiten, außer das Feld Projektleiter.
Optionale Informationen für die Zahlungsanforderung (optional): Hier können Sie einen beliebigen Text hinzufügen, der in der an die Erziehungsberechtigten gesendeten Zahlungsanforderung enthalten sein wird.
Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl

Geben Sie auf der Registerkarte Wahlleistungen und Zahlerauswahl die verschiedenen Optionen an, aus denen die Eltern wählen können. Sie können so viele Optionen wie nötig hinzufügen.

Auswahl Wahlleistungen pro Zahler
Als Projektleiter müssen Sie entscheiden, ob die Eltern die Möglichkeit haben, keine der Optionen zu wählen, oder ob sie sich zwingend für eine der Optionen entscheiden müssen.

Ein paar Beispiele:
Für einen Skiausflug bieten Sie den Verleih von Skiern, Stöcken und Helm an. Die Eltern haben die Möglichkeit, keine, eine, mehrere oder alle Optionen zu wählen. Wählen Sie: mehrere Leistungen auswählbar.
Bei der gleichen Skifahrt haben Sie zwei verschiedene Preise für den Skilift: einen für Schüler mit einer Saisonkarte und einen für Schüler ohne Saisonkarte. Die Eltern sind verpflichtet, die eine oder andere Option zu wählen. Wählen Sie: genau eine Leistung auswählbar.

Erläuterung der einzelnen Felder:
Zahlungsfrist (Pflichtfeld): Datum, an dem Sie den Betrag vom Schülerkonto abbuchen wollen.
Sichtbar im Elternportal bis (Pflichtfeld): Frist für die Eltern, eine Auswahl zu treffen.
Zahler (Pflichtfeld): Alle Projektteilnehmer.

Um die Teilnehmer auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zahler bearbeiten.

Erweitern Sie die Liste auf der linken Seite und wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus. Klicken Sie auf Schließen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.
Registerkarte Ausnahmen

Auf der Registerkarte Ausnahmen können Sie alle Zahler auswählen, die einen abweichenden Betrag zahlen sollen. Der Betrag kann höher oder niedriger sein. Dieser Schritt ist optional, wenn Sie keine Ausnahmen haben, gehen Sie zum nächsten Schritt über.

Sie möchten Ausnahmen hinzufügen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen bearbeiten.
Die Liste enthält nur diejenigen, die als Zahler ausgewählt wurden.

Wählen Sie die gewünschten Schüler und Lehrkräfte aus, und klicken Sie auf Schließen.

Die Ausnahmeliste wird erst sichtbar, wenn Sie auf Speichern klicken.

Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, um den Betrag zu ändern.

Der neue Betrag wird orange markiert.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und weiter.
Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen

Die Registerkarte Zahlerliste und Zahlungsanforderungen enthält eine Liste aller Projektteilnehmer sowie die Kontrollkästchen zur Auswahl der verschiedenen Optionen. Wenn ein Elternteil eine Auswahl im Elternportal trifft, wird diese Liste automatisch aktualisiert. Der Projektleiter (oder sein Stellvertreter) kann bei Bedarf ebenfalls Auswahlen treffen oder ändern. Die Änderungen werden auch in das Elternportal übernommen.

Vergessen Sie nicht, die Erziehungsberechtigten darüber zu informieren, dass sie eine Auswahl treffen müssen.

Wählen Sie dazu alle Teilnehmer aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und wählen Sie Dokumente. Sie können entweder eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail versenden.

Sobald die Frist für die Auswahl erreicht ist, können die Erziehungsberechtigten keine Änderungen mehr über das Elternportal vornehmen. Sie können nun die Zahlungsaufforderung senden.

Wählen Sie die Schüler aus, klicken Sie auf weitere Aktionen und selektieren Sie Dokumente. Sie können entweder eine PDF-Datei erstellen oder eine E-Mail versenden.

Wenn Sie PDF auswählen, wird eine neue Browser-Registerkarte mit allen PDFs geöffnet.
Wenn Sie E-Mail wählen, wird unter der Spalte Dokumente ein Briefumschlagsymbol angezeigt. Dies ist eine Kopie jeder gesendeten E-Mail. Klicken Sie auf das Symbol, um die einzelnen E-Mails zu öffnen. Das heißt, wenn ein Schüler beispielsweise zwei registrierte E-Mail-Adressen hat, werden zwei Umschläge angezeigt.
Registerkarte Projekttransaktionen

Die Projekttransaktionen werden in einem separaten Beitrag erläutert.
Beträge von Schülerkonten abbuchen

Das Projekt ist nun vollständig. Sobald der Zahlungstermin erreicht ist, können Sie den Betrag von den Schülerkonten abbuchen.